Сергей Карпов - Автоматизация продаж

Иллюстратор Мария Сергеевна Поченюк

© Сергей Александрович Карпов, 2022

© Мария Сергеевна Поченюк, иллюстрации, 2022

ISBN 978-5-0051-5498-9

Создано в интеллектуальной издательской системе Ridero

Если:

– Ваши продавцы несвоевременно отвечают на звонки клиентов, а иногда и вовсе забывают о них;

– Заявки с сайта обрабатываются вручную и с большим опозданием;

– Вы не знаете, сколько задач за день выполнено менеджером по продажам, и не можете оценить эффективность его работы;

– Вся клиентская база находится на личных мобильных устройствах сотрудников, и вам даже страшно представить, что будет, если они уйдут работать на конкурентов;

– В вашем отделе продаж все рутинные задачи выполняются вручную, на что уходит больше половины рабочего времени;

– Ваша компания вынуждена использовать до шести информационных систем одновременно:

Outlook – для отправки почты,

Word – для подготовки договоров,

1С – для формирования счета,

Excel – для ведения списка договоров,

WhatsApp – для деловой переписки,

личные телефоны – для звонков.

Вам тяжело разобраться и удержать в поле зрения весь этот хаос;

– Вашему бухгалтеру нужно до двух дней работы с Excel для получения сводки по успешно завершенным сделкам и тем, которые пока находятся в работе;

– В случае возникновения новой пандемии и объявления карантина ваш бизнес можно будет закрыть, поскольку процессы не настроены для работы в режиме онлайн;

– На обучение новых сотрудников требуется потратить до полугода, т.к. всю информацию вы держите в голове.

Каждый ваш сотрудник работает по собственному алгоритму так, как ему удобно, поскольку в компании нет прозрачных описанных бизнес-процессов.

Тогда для выживания, развития и дальнейшего масштабирования бизнеса вам просто необходимо применять стандарты настройки отдела продаж в CRM Битрикс24, разработанные компанией Карпов и Партнеры.

Представляя план будущего, мы понимаем какие показатели должны быть выполнены сегодня. Именно поэтому план продаж является ключевым плановым показателем отдела продаж. Это цель, к которой мы должны прийти в конце месяца.

В БИТРИКС 24:

– План настраивается по сумме продаж или по количеству сделок;

– План настраивается по каждому сотруднику или по направлениям продаж;

– Мы можем настроить план на месяц, квартал, полугодие и год;

– Настроенный план по каждому сотруднику будет суммировать план на всю компанию и отображать процент выполнения плана.

Поставь цель, к которой мы должны прийти в конце месяца и получи больше вместе с БИТРИКС24.

Сделки структурируются по направлениям:

* по сегментам;

* по сложности сделки;

* по количеству касаний;

* по целевой аудитории;

Для примера:

B2B Новые клиенты;

B2B Постоянные клиенты;

B2C Новые клиенты;

B2C Постоянные клиенты.

Правильно выстроенная бизнес-модель упростит работу всего отдела продаж и позволит настроить автоматизацию документооборота.

В процессе работы с CRM-системой структура сделок будет меняться под нужды отдела продаж.

Даже проверенное опытом отраслевое решение требует доработок в процессе набора компетенций сотрудниками отдела продаж.

В процессе работы отдела продаж, руководителем и его подчиненными будет выработана оптимальная воронка продаж с необходимыми этапами на пути к успешному закрытию сделки.

Каждая сделка представляет собой набор повторяемых действий, которые совершает отдел продаж на пути к реализации успешной сделки.

Классический пример деления сделки на этапы:

* Проведение презентации услуги/товара;

* Направление общего коммерческого предложения;

* Получение обратной связи/Обработка возражений;

* Направление индивидуального коммерческого предложения;

* Заключение договора и выставление счета;

* Получение оплаты;

* Выполнение услуги/передача товара;

* Оформление закрывающих документов;

* Замер NPS.

Каждая сделка, в зависимости от ее вида, будет иметь разную последовательность этапов, но концептуально все этапы должны быть формализованы/описаны для общего понимания всеми сотрудниками отдела продаж структуры/длины сделки.

Для каждого этапа сделки ВАЖНО формализовать/описать конечную задачу, которая выполняется на данной стадии сделки.

Правильно описанная задача определяет, что конкретно должен выполнить сотрудник для перехода в следующий этап сделки.

Пример описания задач:

* Подготовить и провести презентацию;

* Подготовить и направить коммерческое предложение;

* Получить обратную связь;

* Подготовить и направить договор;

* Подписать договор;

* Контроль выполнения срока оказания услуги/отгрузки товара.

Структурирование сделок на этапы и задачи позволит вам в каждый момент времени понимать:

– какая нагрузка по задачам у каждого ответственного;

– какие задачи просрочены и какие должны быть выполнены сегодня.

Один раз настраиваете работу задач и в дальнейшем система будет ставить их автоматически при перемещении сделки по этапам.

Вы сможете строить подробные отчеты по выполнению задач и планировать загрузку каждого сотрудника отдела продаж.

По каждому этапу сделки необходимо настроить автоматического робота задачи с указанием ответственного за ее выполнение, а также указать срок выполнения задачи – обязательный дедлайн каждого элемента сделки.

Срок по задаче может быть привязан:

– к количеству дней после перехода на данный этап;

– к количеству дней до определенной даты;

– к определенной дате;

– к определенному событию.

Каждая конкретная сделка имеет свою длину и темп проведения.

От правильного описания сроков, будет зависеть качество закрытия сделки и своевременность выполнения необходимых задач на пути к закрытию сделки.

Основной задачей руководителя отдела продаж является контроль сроков и контроль правильности выполнения задач по каждому этапу сделки.

БИТРИКС 24 позволяет контролировать:

– Сроки задач по каждой сделке;

– Сроки нахождения сделки в каждом этапе;

– Сроки начала и завершения сделки;

– Дату и время каждого движения по сделке в истории сделки.

Правильно настроенная CRM дает руководителю объективное понимание и полный контроль над процессами в отделе продаж.

Своевременный контроль за сроками позволяет четко учитывать темп продаж по каждой сделке.

Каждое утро и каждый вечер руководитель отслуживает дедлайны по невыполненным задачам и, если они просрочены и срок не перенесен – корректирует срок самостоятельно, уточняя причины переноса.