Каждый из нас хоть раз в жизни слышал, а может и сам произносил, фразу «Меня не интересует процесс, меня интересует результат». Но результат не берётся из ниоткуда. Результат – это сухой остаток процесса.
Обычно люди не думают о ходе рабочей встречи как о процессе.
Часто, собирая рабочую встречу, чтобы решить проблемный вопрос, руководители считают, что достаточно собрать умных людей – и они найдут умное решение, другими словами, достаточно управлять только содержанием обсуждения. Но часто такие обсуждения превращаются в монологи или «базары». И это закономерно, потому что никто не взял на себя труд управления процессом обсуждения.
В таких случаях участники легко теряют фокус обсуждения, ходят по кругу, теряя время и силы, и путь к результату становится далеко не самым прямым и эффективным.
Рабочие встречи могут быть управляемыми и неуправляемыми.
Отличие первых от вторых заключается в том, что на встрече всегда есть ведущий, который компетентно «рулит» процессом обсуждения, чтобы в итоге встречи группа пришла к результату.
Маловероятно, что общение завершится результативно, если никто не будет управлять обсуждением. Кто-то обязательно должен «сесть за руль» и сосредоточиться на том, как группа продвигается к результату встречи. Но есть важное условие: этот «кто-то» должен уметь «рулить»!
Большинство тех, кто берётся вести рабочие встречи, делают это интуитивно, без специальных знаний и подготовки.
Это немного похоже на то, как если бы вы сели управлять автомобилем, только понаблюдав за другими водителями, или вспомнили бы, как держались за руль, сидя на коленях у отца, или просто почитали книжки о вождении.
Всем известно, что никто не обладает навыками вождения автомобиля от рождения и что этому обязательно нужно учиться, иначе не получится вести машину уверенно и с удовольствием!
Так и в фасилитации. Интуиция, здравый смысл, примеры коллег, собственный опыт и неотразимая харизма не заменят вам современных технологий управления рабочими встречами. Со знанием этих технологий тоже не рождаются, их нужно специально осваивать.
Возможно ли на любой рабочей встрече выстроить процесс обсуждения так, чтобы все участники были вовлечены, но при этом динамично продвигались и на выходе дали самый лучший результат, на который только способны?
Да, возможно, но для этого нужно посмотреть на рабочую встречу системно, определить все части этого механизма, понимать, как они связаны между собой, разобраться, как они «тикают» и… почему ломаются.
Системный подход к управлению рабочими встречами
Системный подход подразумевает взгляд на рабочую встречу как на целостное явление с видением его составляющих и пониманием того, как можно управлять ими, чтобы получить нужный результат.
Чтобы говорить о системе, нужно дать определение её ключевым понятиям.
Фасилитация берёт за основу латинское слово со значением «облегчать, помогать, способствовать».
• Фасилитировать – значит управлять процессом группового обсуждения и этим помогать участникам двигаться к запланированному результату рабочей встречи.
• Рабочая встреча – это коллективное обсуждение вопросов, направленных на выполнение бизнес-целей и достижения результата, ради которого и собрались участники.
• Модель управления рабочей встречей – это цепочка основных этапов рабочей встречи и их связь между собой. Модель даёт понимание сути алгоритма продвижения к результату рабочей встречи.
• Технология управления обсуждением – это пошаговый алгоритм управления обсуждением внутри каждого этапа от входа до выхода.
• Инструмент фасилитации – последовательность действий, рассчитанных по времени и обеспеченных всей необходимой подготовкой, для реализации конкретных технологических шагов на конкретной рабочей встрече.
• Ведущий встречи – человек, который знает структуру рабочей встречи, планирует основные этапы обсуждения и берёт на себя управление процессом во время обсуждения, чтобы каждый участник смог сделать максимальный вклад, а вся группа достигла максимального результата.
Знание сути каждого из этих понятий и их взаимосвязи лежат в основе системного подхода к пониманию основ планирования, реализации и анализа рабочих встреч.
Освоить системный подход к управлению рабочими встречами вне конкретной модели рабочей встречи, на основе только технологий и инструментов представляется крайне затруднительным.
