Предисловие
В настоящее время вопросом трудовых отношений уделяется все больше внимания. Развивается трудовое законодательство, повышаются требования к правильности оформления кадровой документации для организаций
всех форм собственности. Специалисты по кадровому делопроизводству становятся чрезвычайно востребованными на рынке труда.
Однако ситуация с документированием трудовых отношений еще очень далека от совершенства. Многие организации не придают серьезно
го значения кадровой документации. Так, по данным Минтруда РБ, кадровая документация имеется всего лишь у 53% от общего числа организаций, причем в 35 % организаций система кадровых документов неполна и не отличается правильностью. Еще хуже обстоит дело с сохранностью кадровых документов: в лучшем случае пятая часть предприятий имеет специальные помещения для хранения документации, почти нигде нет лиц, ответственных за хранение. В результате огромное количество документов ПОЛНОСТЬЮ утрачено.
Какие же основные ошибки допускаются при ведении кадровой документации?
В первую очередь, это отсутствие представлений о том, каким должен
быть состав обязательной кадровой документации. Поскольку в большинстве
организаций с небольшим штатом за кадровую документацию отвечает либо
бухгалтер, либо секретарь, не имеющие специальной подготовки, в кадровом
делопроизводстве допускается множество ошибок: отсутствуют трудовые до
говоры, личные карточки, отсутствует или неправильно оформляется штатное расписание, нет локальных нормативных актов, таких как правила внутреннего трудового распорядка или положение о командировках, а о сравнительно новых, но таких обязательных внутренних нормативных актах, как
положение о защите персональных данных, вообще мало кто знает.
Трудовые книжки часто заполняются неправильно или не вовремя, особенно часто не оформляется перевод на другую работу в рамках одной организации.
Однако ситуация меняется, и в настоящее время цивилизованное ведение бизнеса уже невозможно без управления в рамках закона и законного
регламентирования отношений между работником и работодателем. Возрастает понимание места и роли кадровой документации. Многие организации
рассматривают правильное ведение кадровой документации как свое серьезное преимущество на рынке труда: в объявлениях о вакансиях все чаще появляются такие фразы, как «оформление в строгом соответствии с ТК», «соблюдение ТК».
ГЛАВА 1
Кадровая документация
1. Общие положения
1.1. Понятие и виды кадровой документации
Виды кадровой документации
1
Организационно-правовая документация
● уставные документы организации;
● правила внутреннего трудового распорядка (далее – ПВТР);
● штатное расписание;
● Положение о структурном подразделении;
● должностные (рабочие) инструкции;
● график трудовых отпусков;
● иные правила, положения, инструкции
2
Персональная документация
● трудовая книжка;
● личное дело;
● личная карточка работника;
● документы персонифицированного учета
3
Договорная документация
● коллективный договор (соглашение);
● трудовой договор (контракт);
● договор о материальной ответственности;
● договоры на производственное обучение и практику;
● договоры на профессиональную подготовку, повышение квалификации, стажировку и переподготовку
4
Распорядительная документация
приказы, распоряжения, указания, решения, постановления
5
Учетная и регистрационная кадровая документация
● учетные формы (книги, журналы и др.) кадровой документации;
● документация по учету рабочего времени и расчетов с персоналом
6
Информационно-справочная документация
● сведения воинского учета;
● сведения, предоставляемые в службы занятости;
● сведения о молодых специалистах;
● документация и сведения, направляемые в органы соцзащиты населения, статистики и т.д.
7
Иная документация
переписка с иными организациями, работниками (письма, уведомления и др.)
1.2. Организация работы кадровой службы
Организация работы кадровой службы
1
При создании в организации кадровой службы как структурного подразделения наниматель должен предусмотреть ее в организационной структуре в виде отдела (управления, сектора, бюро, группы, специалиста)
2
Конкретное наименование структурного подразделения, функцией которого является организация работы с кадрами, устанавливается нанимателем в зависимости от поставленных перед ним целей и задач
3
При расчете численности работников рекомендуется руководствоваться Межотраслевыми нормативами
4
В зависимости от численности работников, особенностей организационной структуры в штатное расписание вводятся структурное подразделение и соответствующая должность его руководителя
5
При организации функционирования кадровой службы разрабатывается и утверждается соответствующее положение, которое определяет ее основные задачи, функции, организационную структуру, права и обязанности, взаимоотношения с другими структурными подразделениями организации
6
Наименования должностей работников, занимающихся кадровой работой, устанавливаются в соответствии с квалификационными характеристиками должностей служащих, содержащимися в Выпуске 1 ЕКСД
7
На работников, занимающихся кадровой работой, необходимо разработать должностные инструкции. Должностная инструкция, как правило, не разрабатывается на руководителя структурного подразделения. Права, обязанности, полномочия и ответственность руководителя кадровой службы указываются в Положении о кадровой службе
1.3. Перечень обязательных кадровых документов для организаций, микроорганизаций и ИП
Перечень обязательных кадровых документов для организаций, микроорганизаций и ИП
Микроорганизации – зарегистрированные в Республике Беларусь коммерческие организации со средней численностью работников за календарный год до 15 чел. включительно (ст. 3 Закона № 148-З).
ИП – физлицо, осуществляющее предпринимательскую деятельность без образования юрлица и зарегистрированное в установленном порядке (абз. 4 ст. 1 ХПК)
1
ПВТР
2
Письменные трудовые договоры (контракты)
3
Штатное расписание
4
Приказы (распоряжения) по личному составу (о заключении, изменении, прекращении трудового договора, о предоставлении отпусков, о командировке, о применении (снятии) дисциплинарного взыскания и др.)
5
Основания к приказам по личному составу (докладные записки, заявления, акты, трудовые договоры, объяснительные записки)
6
Трудовые книжки работников (вкладыши к трудовым книжкам)
7
Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним
8
Уведомление работника о продлении контракта, уведомление о заключении нового контракта, уведомление о прекращении трудовых отношений в связи с истечением срока действия контракта, заявления работников о предоставлении отпуска
9
Табель учета использования рабочего времени
