Можно было бы начать книгу со слов «Кадры решают все!» или «Незаменимых нет!», но мы начнем с традиционного «Здравствуйте, я по поводу объявления о имеющейся вакансии». Не будет пространных монологов о том, как важно иметь хорошую команду, о роли «винтиков» в большом и малом бизнесе, не будет экономических выкладок и бухгалтерских расчетов относительно найма, не будет ссылок на «опыт коллег за рубежом», анализа текучести кадров и остальной утомительной макулатуры, не будет и оды менеджеру по персоналу. Будут только практические советы и рекомендации, будут готовые оптимальные формы анкет, собеседований, бланки оценок, будут востребованные и проверенные психологические тесты. Для наиболее продуктивной работы с этой книгой вам понадобится немного профессиональной прыти, около тонны бумаги формата А4, компьютер и принтер. Итак…
Процесс подбора персонала – один из самых сложных и важных процессов в любой организации. Задача менеджера по персоналу – не только найти сотрудника, но и оптимизировать процесс поиска, сделать его максимально эффективными и недорогим без потери качества.
Существенно облегчит вам жизнь планирование и бюджетирование.
Планирование. Планирование должно включать в себя не только сроки, но и методы поиска персонала. Планирование предполагает глубокий анализ реальных потребностей в персонале. Необходимо идти от нормирования труда, анализа трудозатрат и эффективности использования рабочего времени. Это сложные процессы, но только они позволяют определить, действительно ли необходима новая должность и в какой момент она реально должна быть заполнена. Если новое рабочее место действительно нужно, определитесь со сроками и составьте кадровый план. Кадровый план представляет из себя описание оптимальных, реальных и предельно допустимых сроков закрытия той или иной вакансии, а также сопоставление загруженности по подбору персонала в различные периоды. Например, можно спланировать подбор таким образом, чтобы не пришлось одновременно «закрывать» пять вакансий, особенно если у вас нет подчиненных и вам придется заниматься этим в одиночестве. Чем больше времени на поиск, привлекательнее условия и благоприятнее ситуация на рынке для работодателя, тем больше шансов найти хорошего специалиста. Следовательно, меньше затрат на подбор персонала понесет компания. Здесь как раз находится точка пересечения вопросов планирования и бюджетирования в подборе персонала. Эти два процесса не могут быть разделены. Чем более грамотно составлен план, тем больше возможностей варьировать методы поиска и использовать недорогие технологии. К сожалению, в большинстве современных фирм процесс подбора персонала грамотно планируется очень редко. Скорее всего, данная ситуация – результат или отсутствия системы планирования вообще, или неправильной системы принятия решений. Еще одна очень типичная ситуация – процесс поиска специалиста на вакансию «среднего звена» тянется много месяцев. Предположим, вы составили кадровый план на квартал. Когда же начинать подбор? На самом деле, все зависит от того, о какой вакансии идет речь. Специфика подбора руководителей или редких специалистов заключается в том, что переговоры с ними бывают очень продолжительными, обе стороны долго проверяют друг друга, прежде чем дать положительный ответ. Все готовы ждать, ведь речь идет о большой ответственности и зарплате. Поэтому, если в плане стоит заполнение вакансии главного бухгалтера, приступать к подбору следует не менее чем за три месяца. Если нужен секретарь-референт или менеджер торгового зала, то поиск можно начать за месяц – по таким вакансиям решения принимаются быстро, и более двух недель стороны обычно не ждут. Безусловно, необходимо учитывать, насколько редко встречаются специалисты той или иной квалификации и насколько привлекательны предлагаемые условия. Потрачены силы, время и деньги, а нужный работник не найден – довольно распространенная ситуация, которая может быть следствием одной из двух основных причин. Первая: неправильно поставлена цель поиска, а набор требований не соответствует привлекательности условий (в худшем случае требования впринципе невыполнимы). Возможно, что и сам поиск был организован неправильно – это вторая причина. Чем более редкого специалиста вы ищите (чем выше поднимаете планку требований) и чем менее привлекательны ваши условия (чем меньше вы хотите предложить специалисту), тем больше вы потратите времени. Поэтому процессу планирования сроков начала подбора должно предшествовать изучение рынка труда, уровней зарплат и спроса на искомых вами специалистов.
Бюджетирование. Конечно, фирма не заставит вас оплачивать расходы на поиск подходящего сотрудника, хотя и по сей день нередки высказывания директоров наподобие этого: «Я плачу зарплату отделу кадров – пусть ищут как хотят». Объяснять шефу, что это неверный подход – дело вдвойне неблагодарное. В любой уважающей себя организации есть отдельная статья расходов на подбор персонала, как и на ремонт, офисную мебель, канцтовары и т. п. Вы не можете заменить собой несколько разных организаций с достаточно большими информационными и рекламными ресурсами. Поэтому бюджет должен быть, и он должен иметь обоснование для поиска специалистов с учетом конкретной специфики. Бывает и так, что статья бюджета на поиск есть, но на каждую вакансию бюджет планируется, а на весь квартал – нет. Это приводит к возникновению специфических проблем, ведь у менеджера по персоналу в этом случае не будет возможности «перебрасывать» средства по своему усмотрению. В этой ситуации целесообразно перераспределять бюджет, закрывая простые вакансии своими силами, и экономить средства для качественного поиска людей на ответственные должности. Бюджет на подбор персонала обязательно должен учитывать, насколько данный специалист является редким, трудно ли его найти. Есть вакансии, которые большинство современных предприятий закрывает преимущественно с помощью рекрутинговых компаний. Экономия на этих вакансиях может привести к последующим потерям за счет некачественного или несвоевременного подбора. Это касается «горящего» поиска руководителей высшего звена и редких специалистов. Если есть время (2–3 месяца, не меньше) можно попытаться искать по рекомендациям, через Интернет, через сеть личных контактов и другими дешевыми методами. В этом случае начальство порадует полезная и незапланированная экономия бюджета, которая позволит в дальнейшем более свободно располагать средствами.
Теперь давайте кратко рассмотрим ключевые моменты и определения, о которых пойдет речь в книге.
Команда – это сформированный (совместимый и сработанный), хорошо управляемый и самоорганизующийся коллектив, быстро и эффективно реагирующий на любые изменения в рыночной ситуации, решающий все задачи как единое целое. Эффективно действующая команда – это необходимое условие успешной деятельности любого предприятия. Поэтому подбор сотрудников – задача ответственная и одновременно творческая. Все начинается с разработки комплекса требований к кандидатам, которые формируются исходя из должностных обязанностей. При формировании команды должно быть учтено следующее:
