Список дел: простое средство с секретом
Составление списка дел – один из самых простых способов управления задачами. Тем не менее для многих людей он не работает. Одна из причин – мало кто проходил формальный тренинг по составлению эффективных списков дел, поэтому часто люди используют неэффективные методы.
Что может вам дать качественный подход к составлению списка дел? Это возможность контролировать, чем вы занимаетесь в течение дня, над чем вам нужно поработать, а что можно отложить. Вы сможете выполнять все нужное в срок, расставляя приоритеты на основе важности и срочности дел. Вы будете уверены, что делаете правильное дело в нужный момент времени. Вы избежите траты ценного времени на «тушение пожаров». Оценивая ситуацию на основании своей текущей загруженности, вы сможете принять решение, на что потратить время. Также список дел поможет вам справиться с эмоциями, чтобы вы принимали правильные решения, делающие вас максимально эффективными. Быть эффективным – значит делать больше нужных дел за меньшее количество времени.
Составление списков дел помогает существенно снизить стресс, избегая неприятного, убивающего креативность давления, которое возникает, когда вы не укладываетесь в сроки.
У вас также улучшится сфокусированность: вы сможете работать над важными задачами и отказываться от мелких и ненужных. Вы забудете, что такое чувство вины из-за срыва дедлайна, будете работать более продуманно и целенаправленно.
Парадокс продуктивности. Как список дел препятствует успеху
Деймон Захариадис приводит статистику от iDoneThis – разработчика приложения по продуктивности:
• 41 % дел из списков никогда не выполняется;
• 50 % дел выполняется в течение одного дня;
• 18 % дел выполняется в течение одного часа;
• 10 % дел выполняется в течение минуты.
Первый вывод из этих цифр – многие списки дел неэффективны, потому что построены на неэффективных системах управления задачами.
Второй вывод: раз многие задачи выполняются быстро, некоторые буквально за минуту, значит, люди предпочитают в первую очередь браться за простые задачи. Нам свойственно не принимать в расчет приоритетность задач и наслаждаться фальшивым ощущением, что мы хорошо потрудились.
Третий вывод: многие списки дел слишком длинные, перегруженные, что создает стресс. Вы вынуждены откладывать их на потом или не делать вовсе. Кроме того, многие люди составляют списки, не имея четкого понимания своего существующего расписания и занятости.
Перед нами Парадокс Продуктивности. Создавая списки дел, чтобы управлять своим временем и справляться с делами, вы непреднамеренно убиваете собственные усилия, потому что используете непродуманные системы управления задачами.
Почему ваши списки не работают
В идеале в конце каждого дня все дела из вашего списка должны быть вычеркнуты, то есть сделаны. Есть восемь наиболее распространенных причин, почему этого не происходит.
1. Вы создаете список, не задумываясь о цели. Основная цель списка – помочь вам организовать свои дела и проекты. Списком, который вы видите у себя перед глазами, гораздо легче управлять, чем тем, что хранится у вас в голове. Правильно составленный список сфокусирует ваше внимание на самых важных задачах и не позволит потратить все время на наименее критичные.
2. Вы не указываете сроки выполнения. Список дел без сроков – это список желаний, и не более. Сроки помогают определять приоритеты задач и проектов по важности и необходимым временным затратам. Без срока нет импульса к действию, без импульса ничего не происходит. Установка сроков помогает справиться с прокрастинацией, оценить эффективность вашей системы управления делами и выбирать те задачи, которые помогают достигать ваших целей.
3. Ваши списки слишком длинные. Слишком длинные списки отвлекают большим выбором дел. Они нереалистичны и заставляют вас испытывать стресс оттого, что вы не выполнили запланированного. Если ситуация повторяется снова и снова, ваш мозг привыкает к неудачам и прокрастинации. Оцените, сколько задач вы реально можете сделать за то время, которое у вас есть.
4. Ваши списки слишком разнородны. Если важные и несущественные, сложные и простые дела стоят рядом, вы будете постоянно отвлекаться, производительность будет очень низкой, а стресс вырастет.
5. Вы с трудом расставляете приоритеты. Посмотрите, как наш мозг принимает решения.
Ежедневно мы просыпаемся с определенным запасом мыслительного ресурса, который предназначен для принятия решений. Утром решения даются нам легко, а к вечеру даже самый простой выбор становится сложным. Возникает усталость от принятия решений. Она влияет и на способность определять, сколько времени нужно на выполнение того или иного задания.
Обширные списки заставляют постоянно решать, какое дело важное, а какое – нет. Вы выбираете то дело, которое принесет быстрый результат, чем более важное, но требующее значительных усилий. Постепенно вы теряете желание принимать хоть какие-то решения, а тем более – действовать.
6. Вы не указываете подробности о каждой задаче. Одна из основных причин, почему списки не работают, – отсутствие краткого описания задач. Без информации о приоритетности, требуемом времени и значимости каждой задачи для достижения цели трудно понять, возможно ли ее выполнить в предложенных обстоятельствах, какие нужны ресурсы, когда стоит за нее браться. Так список дел превращается в барьер, а не в инструмент эффективности.
7. Ваши задачи слишком масштабные. Если задачи слишком крупные по объему, у них нет четкого начала и конца, вы не можете оценить прогресс и качество выполнения – в итоге это приводит к прокрастинации. Крупные задачи стоит разбивать на более мелкие. Разбив проект на подзадачи, легко видеть прогресс.
8. Ваши задачи не привязаны к конкретной цели. У всех ваших действий есть какая-то цель.
Например, вы меняете масло в двигателе вашей машины, чтобы она продолжала благополучно вас возить. Или бронируете столик в любимом ресторане, чтобы не ждать в очереди.
Именно наши цели заставляют нас действовать. Мы гораздо меньше прокрастинируем, если знаем, какой конкретный положительный результат получим от выполнения этой задачи. При прочих равных условиях, чем больше мы уверены в результате, тем больше вероятность, что мы начнем действовать.
Оцените свои навыки
Недостаточно просто знать, что вы не успеваете выполнить все запланированное, нужно понимать, почему это происходит.
Для этого есть короткий опросник. Оцените каждый из перечисленных ниже пунктов по шкале от 1 до 5: 1 – вам нужна помощь с этим пунктом, 5 – у вас все получается.
