Управление бизнес-процессами (УБП) – это системный подход к управлению, контролю и совершенствованию основных бизнес-процессов для достижения целей организации. Благодаря такому комплексному, системному и сознательному управлению процессами компания достигает более высоких результатов и реализует свою стратегию быстрее и эффективнее.
Два аспекта управления бизнес-процессами (УБП):
1. УБП как часть управления компанией. Этот тип управления обеспечивает реализацию стратегии и достижение целей бизнеса. Руководители высшего звена отвечают за процессы целиком, линейные руководители – за отдельные участки процессов.
2. Управление совершенствованием бизнес-процессов. Направлено на разработку и реализацию преимуществ УБП. Осуществляется менеджерами УБП, которые не отвечают за ежедневное управление бизнес-процессами.
Менеджеры УБП помогают линейным руководителям совершенствовать бизнес-процессы. В среднем 80 % времени линейного руководителя должно уходить на выполнение его повседневных обязанностей, а 20 % – на разработку новых идей. А менеджер УБП 80–100 % своего времени посвящает совершенствованию бизнес-процессов.
Категории менеджеров УБП:
▶ Менеджер проекта. Обеспечивает достижение целей проекта.
▶ Менеджер программы. Обеспечивает достижение целей программы, состоящей из нескольких проектов.
▶ Менеджер по совершенствованию бизнес-процессов. Обеспечивает согласованность и эффективность бизнес-процессов.
▶ Главный руководитель процессов. Выстраивает процессы в соответствии со стратегией и целями бизнеса.
Если компания намерена внедрить управление бизнес-процессами как системный подход, ей нужно будет принять для этого определенные меры, то есть запустить и реализовать проект по управлению бизнес-процессам (проект УБП). На начальном этапе в проект УБП стоит привлечь внешних специалистов, одной из задач которых будет обучение и передача экспертизы сотрудникам компании, с тем чтобы в дальнейшем они могли вести проект самостоятельно.
Факторы успеха проекта УБП:
1. Вовлеченность в проект руководителя компании (наличие так называемого спонсора проекта). Готовность руководителя поддерживать проект, инвестировать в него время и деньги, внимание, личная заинтересованность.
2. Менеджер проекта УБП обладает опытом управления подобными проектами и опытом работы в бизнес-подразделениях компаний.
3. Проект связан со стратегией организации.
4. Проект или несколько проектов согласованы между собой и с архитектурой процессов компании.
5. Проект внедряется системно и структурированно, с учетом стратегии компании, принципов ее осуществления, поведенческих аспектов внедрения.
6. Сотрудники поддерживают проект и позитивно относятся к изменениям.
7. У сотрудников достаточно полномочий для выполнения задач и возможностей проявить свой потенциал.
8. Опыт запуска и завершения проектов УБП должен учитываться при подготовке всех новых проектов компании.
9. После завершения проекта процессы должны быть структурированы таким образом, чтобы компания понимала, как поддерживать их эффективность и продуктивность в будущем.
10. Информацию о ценностях и выгодах, которые создает проект по мере своей реализации, должны знать все заинтересованные стороны проекта.
Как внедрить УБП
Для эффективного внедрения УБП важны баланс и согласованность между потребностями компании и возможностями службы информационных технологий (ИТ). После того как в компании принято решение о необходимости проекта УБП, нужно выбрать сценарий внедрения. Выбор зависит от того, насколько увлечен темой УБП бизнес-менеджер (генеральный или исполнительный директор, руководитель подразделения).
Четыре сценария внедрения проекта УБП
1. «Вне поля зрения». Бизнес-менеджер мало владеет информацией об УБП, не уверен в преимуществах такого подхода и не очень ими интересуется.
2. «Пилотный проект». Бизнес-менеджер полностью владеет информацией об УБП, но не уверен в результате и для начала готов запустить только небольшой пробный проект.
3. «Обычная работа». Сценарий подходит компаниям с большим опытом внедрения проектов УБП, где бизнес-менеджер ориентирован на процессы и проекты УБП (его повседневная работа).
4. «Рулевой». Проектом управляет сам бизнес-менеджер, полностью владеющий информацией об УБП и преданный внедрению подхода в компанию или подразделение, за которое он отвечает.
Этапы внедрения УБП
1. Стратегия организации. Без четко обозначенной стратегии и вытекающих из нее целей и задач невозможно усовершенствовать процессы, так как группа проекта не будет понимать, в верном ли направлении она движется, те ли процессы совершенствует, продвигает ли эта работа компанию к достижению ее целей. Все сотрудники и группа проекта должны проникнуться стратегией и быть с ней согласны.
