Ирина Андрианова - Номенклатура дел организации. Практическое пособие для секретарей, делопроизводителей, специалистов службы ДОУ, руководителей организаций и учреждений

© Ирина Владимировна Андрианова, 2019

ISBN 978-5-4496-6572-0

Создано в интеллектуальной издательской системе Ridero

В деятельности всех организаций, учреждений, предприятий независимо от форм собственности образуется типовая документация, в том числе управленческая, кадровая, бухгалтерская и т. д., которую необходимо систематизировать, т. е. разместить документы после того, как они исполнены, в дела, упорядочить, а также обеспечить их надлежащее хранение и учет в соответствии с законодательством Российской Федерации. Номенклатура дел имеет огромное значение в этих процессах. Этот документ просто необходим для систематизации делопроизводства, как в отдельном структурном подразделении, так и в организации в целом. Итак, разберем конкретнее, что это за документ, его разновидности, как составить, оформить, согласовать и утвердить его правильно, и применять на практике.

Номенклатура дел – это систематизированный перечень наименований всех дел, заводимых в организации с указанием сроков их хранения, а по истечении календарного года с указанием их количества. Это основной учётный документ, отражающий состав и организацию документального фонда.

В начале года – это плановый документ (вносятся названия всех дел, которые планируется завести в организации в течение всего календарного года). В конце года – учетный (в номенклатуру организации вносятся данные о количестве всех заведенных в текущем году дел).

Для федеральных, государственных, муниципальных органов власти, их подведомственных организаций и учреждений разработка номенклатуры дел обязательна. Что касается всех остальных, то этот документ является обязательным только при условии, если эти организации – источники комплектования государственных или муниципальных архивов, т. е. сдают свои документы в муниципальные или государственные архивы в установленном порядке согласно архивному законодательству. Те же, чьи документы не комплектуют Архивный фонд РФ, не обязаны ее составлять. Но, как показывает практика, любая организация сталкивается с необходимостью создания номенклатуры, например, когда нужно уничтожить накопившиеся документы, определить сроки их хранения, чтобы понять, что можно уничтожать, а что нет, во избежание штрафных санкций со стороны проверяющих органов. А номенклатура дел – это тот документ, в котором зафиксировано какие дела, в каком количестве и как долго должны храниться. Помимо этого у неё есть и другие функции.

Что же делать, если перед Вами впервые стоит задача составить этот важный документ? Возможно, Ваша организация создана совсем недавно, и необходимо выстроить систему документооборота, что называется с нуля. А может, учреждение является правопреемником ликвидированного, и нужно систематизировать учет новых документов и как учитывать незавершенные дела предшественника? Или новый сотрудник только устроился, а ему уже поручили ответственное задание избавиться от накопленных документов и оформить дела для передачи в архив учреждения. И все это, как правило, происходит в условиях жесткого дефицита времени. Но, где и как найти быстро необходимую информацию и документы для выполнения этих задач? Номенклатура дел приходит на помощь во многих ситуациях.

Номенклатура организации разрабатывается на основании типовых, ведомственных и иных перечней документов с указанием сроков хранения, нормативных правовых актов, а также типовых и примерных номенклатур дел. Типовая и примерная номенклатуры дел разрабатываются органами и организациями, имеющими в подчинении сеть однотипных организаций.

Типовая – обязательный документ, примерная – рекомендательный. Так, например, обязательной к применению является типовая номенклатурадел, образующихся в деятельности мировых судей, утвержденная генеральным директором Судебного департамента при ВС РФ 30.12.2008. А для общеобразовательных школ рекомендуется использовать примерную номенклатурудел, приведенную в приложениях к письму Министерства образования РФ от 20.12.2000 №03—51/64 «О методических рекомендациях по работе с документами в общеобразовательных учреждениях». Для таможни данный рекомендательный документ утвержден Приказом ГТК России от 01.11.2002 №1160.

Типовые и примерные номенклатуры дел используются для составления индивидуальных номенклатур дел организаций и их структурных подразделений. Сроки дел из типовых и примерных переносятся в индивидуальную номенклатуру дел без изменений. В организациях и учреждениях со сложной структурой составляется номенклатура дел структурного подразделения. На основе номенклатур дел структурных подразделений составляется сводная номенклатура дел организации и утверждается руководителем организации.

Номенклатура дел составляется на основании некоторых внутренних документов организации, а также документов вышестоящих организаций и ведомств.

Такие документы, как устав или положение об организации, штатное расписание, помогут сформировать структуру номенклатуры дел, определить последовательность, в которой будут располагаться разделы номенклатуры в соответствии с названиями структурных подразделений (или направлений деятельности), помогут понять их основные функции и задачи.

Состав документов организации, их содержание отражают учетные формы.

Номенклатура дел за прошлый год и описи содержат информацию о делах, которые были заведены прежде в процессе деятельности организации.

Типовые и ведомственные перечни, типовые, примерные номенклатуры помогут правильно определить виды и сроки хранения документов, сгруппировать их в дела.

В законах и других нормативно-правовых актах закреплены требования к оформлению, учету, использованию и хранению документов, права, обязанности организаций – источников комплектования и др., а также подробно и четко описаны процессы работы с документами, этапы их разработки, согласования и утверждения. Также в некоторых из них прописаны сроки хранения документов, формирующихся в определенной сфере деятельности.

Как составить и утвердить номенклатуру, с кем согласовывать, должно быть прописано в инструкции по делопроизводству организации, учитывая её организационную структуру, специфику деятельности и подчиненность.

После того, как принято решение о разработке номенклатуры дел, создается приказ (распоряжение) руководителя организации или уполномоченного им лица. Приказ составляется в произвольной форме. В документе нужно указать, на кого возложена разработка номенклатуры, кто контролирует данный процесс, а также сроки исполнения. В преамбуле обозначается цель разработки, смысл, зачем издается приказ. Сформулировать можно по-разному: «Во исполнение архивного законодательства», «В целях правильного формирования дел», «Для обеспечения правильного формирования, учета и хранения документов организации» и т. д.