Ольга Энговатова - 500 советов секретарю

500 советов секретарю
Название: 500 советов секретарю
Автор:
Жанр: Просто о бизнесе
Серии: Нет данных
ISBN: Нет данных
Год: Не установлен
О чем книга "500 советов секретарю"

XXI в. – век профессионализма. Ценится и высоко оплачивается только труд работников, безупречно знающих свое дело. В полной мере это относится к секретарям (секретарям-референтам). Получить специальность в учебном заведении – это только начало пути к профессионализму. Полученные знания надо уметь применить. Сегодня требуются постоянное повышение квалификации, совершенствование труда.

В книге, которая перед вами, мы попытаемся разобраться, как стать высококвалифицированным секретарем (секретарем-референтом) на конкретном рабочем месте.

Бесплатно читать онлайн 500 советов секретарю


Введение

Секретарь – первый, с кем встречается посетитель, приходя в фирму, учреждение, организацию, предприятие. Он как бы представляет фирму. Через него идет прием посетителей и ведутся телефонные переговоры. Именно поэтому секретарь должен очень хорошо знать свою фирму, ее историю: когда она создана, меняла ли название, чем она занимается, изменялся ли ее профиль, какова ее структура сегодня.

Кроме истории, секретарь (секретарь-референт) должен хорошо знать все направления деятельности фирмы, какие виды работ она выполняет, какие услуги предоставляет и соответственно какие структурные подразделения (работники) выполняют конкретные функции. Если вы только поступили на работу, посвятите именно этому вопросу первые дни, так как секретарь – связующее звено как между руководством и посетителями, так и между работниками фирмы. Именно секретарь должен направить посетителя в соответствующий отдел, к работнику, занимающемуся интересующими посетителя вопросами. Он же соединяет позвонившего по телефону с нужным ему работником. Наконец, разбирая полученную корреспонденцию, секретарь определяет пути ее дальнейшего движения – кому ее надо передать. Следовательно, определяя направления движения документов, посетителей, телефонных звонков, секретарь (секретарь-референт) должен безупречно знать структуру фирмы, все направления ее деятельности и распределение обязанностей между работниками, особенно руководящим составом.

Секретарь (секретарь-референт) особенно небольшой фирмы обязан знать всех должностных лиц не только по фамилии, но и по имени и отчеству.

Основным организационно-правовым документом секретаря (секретаря-референта) является должностная инструкция, на которую он опирается в своей работе. В инструкции определены место секретаря в структуре управления, его подчиненность, функции и обязанности, права, ответственность. Весь круг обязанностей, который записан в должностной инструкции, секретарь обязан выполнять полностью. Но очень часто должностных инструкций в фирме еще нет. Тогда необходимо самому тщательно разработать этот документ, помня, что именно на должностную инструкцию секретарь опирается в своих взаимоотношениях с сотрудниками. Должностная инструкция поможет вам также оградить себя от выполнения не свойственных секретарю функций.

Условно работу любого секретаря можно разделить на две части:

1) работа с документами (информационно-документационное обслуживание);

2) работа организационная (в литературе обычно называемая бездокументным обслуживанием). К этому виду деятельности обычно относят организацию совещаний, приема посетителей, телефонных переговоров, командировок и т. д.

С первого дня надо стремиться любую порученную работу выполнять наилучшим образом. Для того чтобы знать, как ее выполнить и какие требования к ней предъявляются, надо иметь ГОСТы и нормативно-методические документы по делопроизводству, разработанные Федеральной архивной службой России. В них следует постоянно поглядывать, когда вы не уверены в точности ваших знаний.

Как видно из самого названия ГОСТ, в нем определен весь порядок оформления служебных документов и его требования, секретарь не только сам должен строго соблюдать, но и не допускать отправку из фирмы документов, выполненных с нарушением этого стандарта. Этот стандарт всегда должен быть у вас на виду, пока вы не выучите все требования к оформлению каждого реквизита.

Секретарь упорядочивает весь напряженный рабочий день руководителя, корректирует планы, напоминает о важных встречах, необходимых звонках, событиях, составляет график посещений, мероприятий и приема посетителей, защищает и охраняет руководителя от нежелательных, назойливых, отнимающих напрасно время посетителей, которыми могут быть не только клиенты, но и сотрудники фирмы. Очень важно самому секретарю не стать таким занудливым и надоедливым субъектом для своего шефа, не раздражать его, не отвлекать по пустякам. Поэтому психологическая совместимость начальника и секретаря – один из самых важных аспектов успешного сотрудничества.

Путь к профессионализму труден, и, для того чтобы стать профессионалом, надо постоянно учиться и работать над собой, своим имиджем. В этой книге мы постараемся рассмотреть основные направления работы такой многогранной профессии, как секретарь. Надеемся, что советы, которые вы встретите на страницах данной книги, помогут вам в работе и в общении с людьми.

Секретарское дело, краткая историческая справка

Забудем на время о Генеральном секретаре ООН, многочисленных научных секретарях высокочтимых академий, иных обитателях верхних этажей власти, именуемых секретарями. Это из другой области. Речь пойдет об учрежденном в 1720 г. Петром Первым «чине секретарском». Согласно принятому царем-реформатором Генеральному регламенту, положившему начало российскому делопроизводству, так назывался чиновник, на которого возлагался широкий круг обязанностей в сфере, если использовать современную терминологию, документационного обеспечения управления. Облеченный немалым доверием, свой долг он должен был выполнять без «проволочек и нечеткости в делах». Сегодня «секретарский чин» в нашей стране переживает второе рождение. Это продиктовано вхождением российской экономики в рыночные отношения и повсеместным использованием в бизнесе высоких технологий. Доля ответственности секретарского работника в новых условиях значительно возросла, повысилась планка его значимости в повседневной деятельности фирмы. От его профессиональной подготовки, опыта, отношения к делу во многом зависят успех компании, состояние психологического климата в коллективе. К сожалению, де-факто служебный статус секретаря во многих российских фирмах не соответствует возросшему объему выполняемой работы. Его роль, правовое и материальное положение неоправданно принижены. Сплошь и рядом наблюдается неадекватное отношение к секретарскому работнику со стороны руководителей, рассматривающих эту должность через призму устаревших стереотипов. Сказывается недооценка значимости секретаря и его места в общем производственном процессе в условиях рынка, свободной конкуренции. В отличие от развитых капиталистических стран обязанности и права секретарского работника, которого иногда именуют секретарем-референтом либо офис-менеджером, по существу по сей день четко не очерчены. Сам секретарский цех остается разрозненным. Секретари не объединены в профессиональном плане. Они не имеют общенациональных организаций, с которыми бы считались власть предержащие и работодатели и которые были бы готовы защитить их интересы, заботились об их профессиональном образовании, карьерном росте.


С этой книгой читают
Brow Expert – это методическое пособие, по которому можно научиться делать брови. Тут собрана самая важная информация: от материалов, их составов и использования – до архитектуры и асимметрии; от техник нанесения красителя – до разборов топовых брендов хны и краски. Подходит новичкам и мастерам с любым опытом. А также преподавателям, которые с помощью этой методички смогут составить свое собственной пособие для курсов и план обучения. Пособие доп
Это ваш путеводитель по миру копчения, который поможет вам превратить любимое хобби в прибыльное дело.От выбора оборудования до маркетинговых стратегий.Как создавать вкуснейшие копченые деликатесы, которые понравятся вашим клиентам.Как оформить документы и получить необходимые разрешения.Как построить бизнес-модель, которая принесет вам прибыль.Как расширить ассортимент, найти новые каналы сбыта и вывести бизнес на новый уровень.Эта книга станет
Книга – ваш путеводитель в мир уникального творчества и прибыльного бизнеса!От выбора оборудования до рекламных кампаний.Как правильно плавить воск, добавлять ароматы, создавать необычные формы и декорировать свечи.Как выбрать безопасные и качественные материалы, сочетать ароматы и цвета.Как оформить документы и получить необходимые разрешения.Как построить бизнес-модель и определить цену на свои изделия.Как расширить ассортимент, привлечь новых
Книга – ваша путеводная звезда в мир инвестирования!Разоблачаем распространенные заблуждения о финансовых рынках и о том, как управлять рисками.Безопасные и эффективные инструменты и методы инвестирования для сохранения ваших денег.Как распределить инвестиции для максимальной безопасностиНаучитесь зарабатывать деньги на финансовых рынкахРазвивайте важные навыки управления деньгамиКак управлять своими эмоциямиРеализуйте свою инвестиционную стратег
Ольга Рязанцева не может разобраться в своих чувствах: ждет ребенка от одного мужчины, живет и работает у другого, а третий любимый и вовсе исчез в водовороте жизни. Волею судьбы она оказалась втянута в расследование двух преступлений, на первый взгляд, не связанных между собой. Но дело принимает серьезный оборот – есть уже три трупа! И главное, один из убитых работал на отца ее ребенка, крупного бизнесмена Тимура Тагаева. Ольга понимает – в ее р
Крупнейший немецкий писатель Генрих Манн, творивший в веке двадцатом – тревожном и насыщенном кровавыми войнами и революциями, будучи на вершине славы, посвятил несколько лет жизни созданию дилогии о Генрихе IV – монархе, умиротворившем растерзанную гражданской войной средневековую Францию. Судьба юного энергичного короля послужила сюжетной основой не только множества авантюрных сочинений, как, например, «Королева Марго» А. Дюма, но и такому глуб
В эту история я вложил всю свою душу. В этой истории есть как мистика, так и любовь. Я тебе расскажу! Как два любящих сердца борются с ужасной проблемой, благодаря которой их сердца на веки стали связаны. Расслабься, мой дорогой читатель, и просто ощути себя на месте Эстон и Крис, героями истории которой они являются.
Некоторые тайны таят опасность. Порой – смертельную. В этом пришлось убедиться Альбине, после того, как она отправилась в далекий лесной край, навестить бабушку. Ах, бабушка! Улыбчивая, седовласая женщина преклонных лет приготовила для внучки отличную развлекательную программу – тут тебе и неприязнь юной селянки, и шалости нечисти, и таинственная русалка, живущая в озере.. В общем, наследство, обещанное старушкой, оказалось с подвохом, а козни мо