Успех любого начинания в какой-либо сфере деятельности зависит от многих факторов. В их числе – умение юридически правильно, надлежащим образом представить информацию в письменном виде, т. е. правильно составить и оформить документ. Однако это лишь одна из проблем, возникающих перед любой организацией при работе с документами.
Сфера деятельности человека, связанная с разработкой и оформлением документов и технологией работы с ними, называется делопроизводством (документоведением, документационным обеспечением управления).
Практически ни одна технологическая функция управления, связанная с использованием информации, подготовкой и принятием решения, не обходится без ее документирования, процесса создания, оформления исполнения и хранения исполненных документов. В ежедневной практической деятельности руководителям организаций, их структурных подразделений, работникам служб делопроизводства приходится решать огромный комплекс вопросов, связанных с разработкой и изданием документов, регламентирующих управленческую и хозяйственную деятельность организации, регистрацией входящих, исходящих и внутренних документов, формированием их в дела, определением сроков хранения, передачей в архив или оформлением для уничтожения.
С документированием связана деятельность всех сотрудников оганизации – от исполнителей до руководителей всех уровней и звеньев. Любые, сколь—нибудь важные для организации решения требуют документального оформления
В организации, любой организационно – правовой формы без правильной постановки делопроизводства, знания его нормативно– методической базы, невозможно справиться с потоком документов, быстро найти требуемый документ и навести по нему справки, проконтролировать его исполнение и обеспечить сохранность.
Государство уделяет большое внимание вопросам правильной постановки делопроизводства в организациях (предприятиях) всех существующих в России форм собственности. Все организации России, независимо от организационно-правовых форм, должны в своей деятельности руководствоваться положениями и требованиями, установленными действующими нормативными актами по делопроизводству и архивному делу.
Грамотно организованное делопроизводство начинается с изучения его нормативно – методической базы, требований Государственных стандартов в области делопроизводства, унифицированных систем документации и классификации документов по назначению и принципам подготовки и оформления. Поэтому в данном пособии приведен перечень законодательных актов Российской Федерации в сфере информации и документации, указов и распоряжений Президента РФ, постановлений Правительства РФ, нормативно– правовых актов федеральных органов в области документирования управленческой деятельности, государственных стандартов на документы, унифицированных систем документации и общероссийских классификаторов технико-экономической и социальной информации.
Особое внимание уделено раскрытию требований Государственных стандартов по оформлению документов, языку и стилю деловой корреспонденции, составу и порядоку разработки документов, использующихся в управленческой деятельности. Приведены технологии разработки и правила оформления организационно– правовых, распорядительных и информационно справочных документов. Показана методика, состав и приведены правила оформления документов по трудовым отношения. Рекомендованы алгоритмы действия работников кадровых служб при оформлении документации по личному составу. Дана характеристика финансовым документам, обеспечивающим деятельность организации. Раскрыты содержание и сущность документов по снабжению и сбыту и приведены их основные образцы в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации. Дана характеристика документов по обращениям граждан и конфиденциальным документам, возникающим в деятельности любой организации.
Приведены алгоритмы и раскрыта технология организации документооборота в организации от момента получения (создания) документа до его исполнения (отправки) или сдачи на хранение в архив. Приведен полный Перечень типовых управленческих документов, использующихся в деятельности организации с указанием сроков их хранения и методические рекомендации по его применению.
Пособие содержит 78 приложений с вариантами оформления документов и технологией работы с ними.
Глава 1
Нормативно – методическая база делопроизводства
Нормативно—методическая база делопроизводства – это совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания документов, их обработки, хранения и использования в текущей деятельности организации, а также деятельность службы делопроизводства: ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и некоторые другие аспекты.
Нормативно – методическую базу делопроизводства составляют:
1) законодательные акты Российской Федерации в сфере информации и документации;
2) указы и распоряжения Президента РФ, постановления Правительства РФ;
3) нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти, регламентирующие правовые вопросы документационного обеспечения управленческой деятельности;
4) государственные стандарты на документы;
5) общероссийские классификаторы технико– экономической и социальной информации;
6) унифицированные системы документации;
7) нормативно – правовые акты, а также методические документы по делопроизводству, издаваемые руководством организаций и предприятий.
В нормативно – методическую базу делопроизводства входят также законодательные акты субъектов РФ и правовые акты, принимаемые органами исполнительной власти субъектов РФ. Эти акты должны учитываться при организации делопроизводства, прежде всего органами представительной и исполнительной власти субъектов РФ, а также организациями и предприятиями, действующими на их территории.
1.1. Законодательные акты Российской Федерации в сфере информации и документации
Законодательство Российской Федерации регламентирует общие принципы организации документационного обеспечения управления организаций и предприятий.
Основным законом, регулирующим порядок создания и использования информации (информационных ресурсов), является Федеральный закон от 20 февраля 1995 г. N 24-ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации» (с изм. и доп. от 10 января 2003 г.).
Закон устанавливает правовой режим создания, хранения и использования информационных ресурсов, таких как:
1) порядок документирования информации;
2) право собственности на отдельные документы и отдельные массивы документов в информационных системах;
3) категории информации по уровню доступа к ней;
