1.1. Состав нормативно-методической базы делопроизводства
Нормативно-методическая база делопроизводства – это совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения, а также регламентирующих работу службы делопроизводства – ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и некоторые другие аспекты.
Главный принцип функционирования делопроизводства заключается в том, что записи информации производятся на различных носителях по установленным правилам.
Вопросы выдвижения и учета документов с момента их издания или получения до завершения исполнения или отправления определяются термином документооборот.
Деятельность по организации хранения документов относят к архивному делу.
Исходным понятием делопроизводства является понятие документа. Документ – это материальный объект с зафиксированной на нем информацией с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
Документационное обеспечение – важнейшая сторона деятельности любого учреждения, предприятия. Законодательство РФ регламентирует общие принципы организации документационного обеспечения деятельности физических лиц (граждан) и юридических лиц.
Нормативно-методическая база включает в себя:
1) законодательные акты РФ в сфере информации и документации;
2) государственные стандарты на документацию;
3) нормативные документы по организации управленческого труда и охране труда;
4) государственную систему документационного обеспечения управления. Основные требования к документам и службам документационного обеспечения (далее – ГСДОУ);
5) указы и распоряжения Президента РФ, постановления и распоряжения Правительства РФ, регламентирующие вопросы документационного обеспечения на федеральном уровне;
6) классификаторы социальной и технико-экономической информации;
7) унифицированные системы документации;
8) правовые акты федеральных органов исполнительной власти (агентств, служб, комитетов и т.д.);
9) нормативные документы по организации архивного хранения документов.
Документирование информации – обязательное условие для ее включения в информационные ресурсы – осуществляется в порядке, устанавливаемом органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов и их массивов, безопасность Российской Федерации.
Основу гражданского законодательства РФ составляет Гражданский кодекс РФ. Первая и вторая части Гражданского кодекса РФ определяют правовое положение участников гражданского оборота, основания, возникновения и порядок осуществления права собственности и других вещных прав, прав на результаты интеллектуальной деятельности, регулируют договорные и иные обязательства, а также другие имущественные и связанные с ними личные неимущественные отношения.
Для сокращения количества применяемых в деятельности учреждений, организаций и предприятий документов проводятся работы по унификации документов и созданию унифицированных систем документации (далее – УСД).
В основе УСД лежит метод унификации, т.е. установление единообразия состава и форм управленческих документов, создаваемых при решении однотипных управленческих функций и задач.
В данный момент существует восемь УСД:
– унифицированная система организационно-распорядительной документации;
– унифицированная система внешнеторговой документации;
– унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий;
