Если вы держите в руках эту книгу значит уже понимаете важность учета финансов и планирования работы магазина. Учет и планирование финансов – одна из важнейших частей безопасного ведения бизнеса. Без них неизбежно возникают кассовые разрывы, перебои с наличием товара, долги по платежам и вы не знаете сколько денег можете забрать из магазина на личные нужды без ущерба для бизнеса.
Учет, планирование и отслеживание ключевых показателей позволяют твердо знать:
*когда вы прибыльны, а когда нет;
*сколько денег и когда вы можете забрать в виде прибыли;
*в каком месяце могут возникнуть проблемы с финансами;
*сколько денег и когда может потребоваться на увеличение оборотных средств;
*какие должны быть показатели работы, чтобы оправдалась реклама, модернизация оборудования или любые другие траты;
*помогают понять варианты улучшения продаж и дают надежные критерии для отслеживания достижения целей.
Книга разделена на несколько частей. В первой части рассказывается о расчете основных показателей работы магазина, а также предложены несколько вариантов отслеживания точки безубыточности и других важных показателей продаж вручную. Во второй части речь пойдет о финансовом планировании. О том как составить финансовый план работы, как увидеть возможные проблемы, найти пути их решения и дальше работать с реальными данными. В третьей части вы освоите детальное планирование финансовой деятельности. Оно поможет планировать работу внутри отдельного месяца. В четвертой части будут показаны некоторые самые частые операции в работе не рассмотренные в предыдущих частях. Также в этой части приведены ответы на самые частые вопросы читателей черновика книги.
Вы можете использовать ручной подсчет основных показателей из первой части, автоматизированное планирование из второй или самое надежное глубокое планирование из третей. Эти варианты отличаются детализацией планирования и в то же время каждый из них прост и легок в освоении. В итоге вы сами выберете для себя какой уровень детализации планирования и учета подойдет именно для вас.
Раздел 1. Ключевые показатели работы магазина
Для отслеживания функционирования магазина достаточно держать контроль за несколькими показателями. По ним можно оценить эффективность работы и необходимые меры для повышения доходности. В бизнесе эти показатели называют KPI – Key Performance Indicators. Непонятный термин может пугать, но даже лавка с фруктами может использовать ключевые показатели для улучшения своей работы.
Ключевые показатели работы магазина
*Точка безубыточности – минимально необходимые продажи, обеспечивающие работу в плюс. Можно считать за месяц, неделю, 10 дней. Но лучше отслеживать ежедневные показатели. Так вы сможете вовремя заметить критичное снижение продаж и принять меры.
*Продажи – размер выручки, количество денег, которое вы получили за товар.
*Чеки – количество продаж, сколько чеков вы выдали.
*Маржинальность, наценка – разница между ценой закупки и продажи.
*Средний чек – на сколько у вас покупает средний клиент за один раз.
*Количество позиций в чеке – сколько товаров в среднем покупают за раз.
*Конверсия – какой процент посетителей магазина превратились в покупателей.
*Конверсия рекламы – какой процент людей, увидевших вашу рекламу, пришел в магазин.
В идеальном случае следить нужно за всеми показателями, но если вы ленитесь, у вас нет времени или желания или не можете начать сразу рассчитывать средние покзатели, то используйте один из этих вариантов.
Финансовая безопасность
Она позволяет лишь определять торгуете вы в плюс или в убыток.
Самый минимум который всем необходимо знать это:
*Точка безубыточности
*Текущие продажи
Вы знаете сколько должны продавать и сколько фактически продаете. Это версия KPI для ленивых. Эти данные помогут не уйти в убыток, но не дадут информации о том, где что-то идет не так и в каком месте можно улучшить продажи.
Динамика работы магазина
Для того, чтобы у вас была информация о том, что происходит в магазине дополнительно собирайте следующие данные:
*Количество чеков
*Количество посетителей в магазине
Также можете собирать:
*Количество телефонных звонков
*Количество обращений через мессенджеры, соц.сети и из других мест
*Количество заказов через сайт, приложение и по другим каналам продаж.
С этими данными вы сможете держать руку на пульсе и отслеживать поступление денег в кассу и активность клиентов. У вас будут точные данные о том насколько клиенты интересуются вашим магазином. Со временем вы увидите закономерности в активности клиентов. Они помогут вам в работе.
Повышение доходности
В идеальном случае вы должны к предыдущим отслеживать следующие данные:
*Средний чек
*Количество позиций в чеке
*Конверсия посетителей в покупателей
Эти данные позволяют узнать слабые места в вашей системе продаж и через них увеличить прибыль. Если вы используете систему автоматизации, то часть из основных показателей будет рассчитывать автоматически. Если автоматизации нет воспользуйтесь походящей главой из этого раздела.
1.1 Точка безубыточности
Точка безубыточности – самая важная цифра в вашем бизнесе. Именно это цифра покажет, когда дела у вас идут хорошо, а когда вы начинаете терять деньги. Вы должны в любой момент времени знать свою точку безубыточности. Это ключевое значение для выживания вашего бизнеса.
