Кристина Звягина
Бизнес – тренер, специалист по современному этикету и международному деловому протоколу и этикету
Член Ассоциации Специалистов по Этикету (АСпЭ)
Преподаватель школы этикета «ТриУмф», г. Казань, г. Воронеж
Преподаватель этикета в модельном агентстве «Sigma» (самом крупном в России и Белоруссии)
Автор статей по этикету в глянцевом журнале «PulsePRIME», автор статей рублики «Этикет» в газете «Новоусманская Нива»
Консультант, эксперт по закупкам и снабжению
Автор книги «Тендеры в коммерческих предприятиях», 2009 г.
Топ – менеджер и стартапер различных проектов в крупных производственных и строительных компаниях – 17 лет. Опыт работы в иностранных компаниях в России и США с 1995 года. Опыт проведения различных обучающих программ (тренингов, семинаров и мастер – классов) – 12 лет.
Елена Галиуллина
Бизнес-тренер, консультант, специалист по современному этикету и имиджу, международному деловому протоколу и этикету
Член Ассоциации Специалистов по Этикету (АСпЭ)
Член Высшего экспертного совета кафедры «Современный этикет» Академии социальных технологий
Лектор Высшей школы государственного и муниципального управления Казанского Федерального Университета (Деловая этика и деловой этикет)
Основатель и руководитель Школы этикета «ТриУмф», социальный предприниматель, член Торгово-промышленной палаты РТ
Автор статей по этикету в различных глянцевых журналах
Ведущая рублики «Этикет Вам в помощь» на местном республиканском канале ТНВ
Глава 1. Деловая переписка. Основные требования и правила к содержанию и оформлению
Особенность нашей динамичной современности заключается в том, что сейчас люди деловой сферы чаще переписываются, чем встречаются и проводят переговоры лично или по телефону.
Письменное деловое общение происходит в различных формах и форматах, начиная с написания обычных писем на бумажном носителе или электронных писем, заканчивая сообщениями в чатах, различных мессенджерах и социальных сетях. Поэтому навык грамотного письма с умением организовывать и излагать информацию коротко, четко и доступно так ценен в наше время для любого делового человека: предпринимателя, владельца бизнеса, топ-менеджера, а также любого сотрудника в найме. Причем вышеуказанные требования относятся не только к официальным деловым и электронным письмам, направленным во внешнюю среду, но к внутренним документам: служебным и докладным запискам, отчетам, рекомендациям, руководствам и презентациям.
Структура делового письма
Любое деловое письмо, будь то письмо с просьбой или претензией, должно иметь следующую общепринятую структуру:
– начало или вступительная часть, описывающая причину, цель, повод для написания данного письма;
– основная часть, отражающая суть проблемы или ситуации;
– заключение или итоговая часть, вытекающая из основной части в виде решения, просьбы, предложения или рекомендации;
– формула вежливости, например фразы «с уважением», «с наилучшими пожеланиями», «с надеждой на долгосрочное взаимовыгодное сотрудничество», «с надеждой на правильное понимание» и т. п.;
– должность руководителя предприятия, его подпись и печать организации. Печать обязательно ставится на деловых письмах и документах, связанных с финансовыми средствами и обязательствами. Например, на гарантийных письмах, офертах, рекламациях и претензионных письмах. В коммерческих предложениях ставить печать, напротив, не рекомендуется. Она должна занимать не более 2/3 подписи должностного лица;
– указание на приложения (если таковые имеются);
– ФИО ответственного исполнителя с контактными данными.
Письмо должно быть четко структурированным и убедительным, со ссылкой на факты. Это позволит адресату легко понять суть повествования, установить причинно-следственные связи и понять, что конкретно требуется и в какие именно сроки.
Оформление делового письма
Составление и оформление деловых писем – неотъемлемая часть повседневной работы каждого предприятия. Умение составлять стандартные деловые письма вырабатываются достаточно быстро, но одно неграмотное письмо может пагубно сказаться на репутации компании и (или) зарубить на корню возможность выгодного долгосрочного сотрудничества с потенциальным деловым партнером.
Оформление стандартного делового письма производится согласно следующим правилам:
– текст письма выравнивается по ширине страницы;
– текст письма разбивается на абзацы, которые отделяются друг от друга одним интервалом;
– части письма также отделяются друг от друга одним интервалом;
– абзацный отступ текста документа составляет 1,25 см от левого края страницы;
– заголовки разделов и подразделов печатаются с абзацным отступом или центрируются по ширине текста;
– межстрочный интервал в тексте составляет 1 или 1,5. Как показывает практика, второй вариант лучше читается и проще воспринимается глазом человека;
– нумерация страниц проставляется в обязательном порядке, если письмо длиннее одной страницы. Тогда начиная со второй страницы необходимо проставлять порядковые номера страниц. Правильным считается проставление номера посередине верхнего поля документа на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края страницы.
Официальные деловые письма на фирменном бланке компании
Официальные деловые письма, как упоминалась ранее, составляются на фирменном бланке организации. У каждой организации есть свой персональный, специально разработанный фирменный бланк, который служит ее визитной карточкой.
Реквизиты на фирменном бланке компании могут располагаться двумя способами, при этом оба варианта их расположения считаются правильными:
– с продольным расположением реквизитов, т. е. вверху по центру страницы;
– с угловым расположением реквизитов, т. е. в верхнем левом углу.
На некоторых производственных предприятиях советского времени, на многих заводах в глубинке фирменный бланк представляет собой лист форматом А4 со штампом организации в левом верхнем углу.
Независимо от качества разработки фирменного бланка, в нем должна быть обязательно указана следующая информация:
– название организации с указанием формы собственности;
– почтовый адрес с индексом;
– ИНН, КПП, ОГРН;
– банковские реквизиты;
– контактные данные (телефон/факс, email, сайт компании).
Шапка делового письма должна содержать обращение к адресату, а именно: его должность и ФИО, название компании и ее филиала (при наличии), зачастую адрес и телефон. Шапку иногда выделяют жирным шрифтом.
Шапка оформляется чуть ниже исходящего регистрационного номера и даты составления данного письма, которые регистрируются в специальном журнале регистрации входящей и исходящей документации.
Ниже можно указать тему письма, например: «Об участии в выставке или семинаре», «О задержке поставке продукции»
