Катерина Ковалева - Как писать о себе в мейле и мессенджере. Сопроводительные и мотивационные письма

Корректор Александра Репина

Иллюстратор Олеся Ковалева

Дизайнер обложки Ирина Драгунская

Фотограф Катерина Ковалева

© Катерина Ковалева, 2021

© Олеся Ковалева, иллюстрации, 2021

© Ирина Драгунская, дизайн обложки, 2021

© Катерина Ковалева, фотографии, 2021

ISBN 978-5-0055-3734-8

Создано в интеллектуальной издательской системе Ridero

Дисклеймер. Ни одна из приведенных компаний, личностей и координат не существует. Они даны для примера. Все совпадения просьба считать случайными.

В этой книге речь пойдет о сопроводительных и мотивационных письмах. И те, и другие пишутся с целью привлечь к себе внимание. Однако между ними есть и отличия.

Отличия заключаются в функционале и объеме. Сопроводительное письмо представляет собой техническую связку с резюме, а мотивационное письмо способно действовать самостоятельно. Образно говоря, сопроводительное письмо – это паровоз, который тянет за собой поезд-резюме, а мотивационное письмо – самолет. Оно может лететь само. По этой причине обычное сопроводительное письмо короче, чем мотивационное.

Задача сопроводительного письма – победить автоматическую сортировку и донести получателю резюме, поэтому рекомендации по созданию такого письма носят технический характер.

К мотивационным письмам резюме может и не прилагаться. При этом бывают ситуации, когда требуется подавать отдельными файлами мотивационное письмо и резюме, и тогда к ним в комплект нужно еще и сопроводительное письмо.

По этой причине рекомендации по составлению сопроводительных писем носят технический характер, а мотивационных – смысловой.

Однажды я устраивалась на работу через рекрутинговое агентство. Прошла интервью, сделала тест и через неделю вышла на работу. Через пару дней я увидела на столе у начальника пачку резюме моих конкурентов. Тогда они присылались по факсу и были бумажными. Я осторожно спросила: «А почему выбрали меня?» Начальник усмехнулся и сказал, что к моему резюме мой рекрутер написал сопроводительное письмо, поэтому меня сразу и позвали на интервью. А с другими резюме ему лень разбираться. То письмо состояло из одной фразы, но его хватило.

Сейчас, когда людей на Земле стало невероятно много, нам приходится постоянно думать о том, как привлечь к себе внимание адекватным способом. Это особое искусство – выделиться, оставаясь в рамках жанра. И сопроводительное письмо должно вписываться в эти рамки.

О чем нужно помнить:

• в почтовый ящик офисного работника приходит несколько сотен писем в день;

• первое, что человек видит, – это имя отправителя и тему письма;

• резюме не видно, пока получатель не откроет письмо;

• письмо могут не прочесть сразу, поэтому надо помочь найти его позже.

Письмо обязано иметь тему. Письма без темы теряются в почте практически сразу. Вот смотрите, второе письмо почти исчезло.

Сопроводительное письмо должно соответствовать запросу, быть кратким и содержать в себе информационные ключи для поиска. К информационным ключам относится название вакансии, упоминание резюме и фамилия автора письма.

CV, или резюме, которое идет приложением к сопроводительному письму, на нашем рынке обозначает один и тот же документ. Это красиво сверстанный рассказ о профессиональном опыте, который обычно занимает одну страницу. Формат файла должен быть таким, который просит работодатель. Если ничего не указано, подойдет и docx, и pdf. Как писать резюме, сейчас рассказывают во многих местах. Для вдохновения можно воспользоваться шаблонами на ресурсах Canva или Crello.

Формат файла должен строго соответствовать запросу, потому что иногда компании обрабатывают поток резюме автоматически. Системы обработки не всесильны, они справляются только с определенными видами файлов, именно поэтому присылать надо только тот тип файлов, который может обработать система. Однако в большинстве мест формат пока свободный.

Название письма чаще всего выносится в тему, если получатель не указал что-то другое. О другом мы поговорим в разделе «Пасхалки».

Важно, чтобы письмо не ушло в недописанном виде. Чтобы этого избежать, можно сначала писать его в текстовом редакторе, а потом переносить в почту, либо писать его сразу в почте, но в любом случае адрес получателя ставить в письмо в последний момент.

У сопроводительного письма, которое мы отправляем по электронной почте, есть четыре основных блока. Все четыре важны одинаково, поскольку каждый из них может как помочь, так и навредить.

Первый блок – тема письма, он же заголовок, или Subject.

Второй блок – обращение.

Третий блок – содержание письма.

Четвертый блок – подпись.

Задача любой переписки – упростить задачу человеку на другой стороне. Он не должен думать, зачем ему прислали это письмо. Если получатель четко обозначил, как должна быть сформулирована тема, он планирует отсортировать письма по этой теме и прочесть сразу все. Будет обидно, если ваше письмо пропустят по причине неверной формулировки темы.

Чаще всего работодатель хочет видеть в теме письма название вакансии. Если он ничего об этом не сказал, то вынести в тему письма название вакансии все равно хорошая идея. Выбор заголовка зависит от формулировки вакансии в объявлении. Если вакансия называется по-английски, пусть даже все объявление написано по-русски, ее нужно указать по-английски.

Возможные варианты

• SMM-менеджер

• Вакансия SMM-менеджера

• Резюме SMM-менеджера

• Стажер в отдел стратегий

• Business Development Intern

Плохая идея – ставить в тему кликбейтные фразы типа «ваш лучший сотрудник», «заработаю для вас миллион долларов», «мечтаю работать у вас», потому что письмо становится похоже на спам. Спам людей бесит. Такое письмо проигнорируют, потому что не поймут, что внутри резюме.

Все это немного напоминает общение с роботами. Но читающие люди уже немного роботы, поэтому пишущим придется стать робототехниками.

Пример запроса с четким указанием темы

Заголовок письма – это то же самое, что и тема. Поэтому тема письма в этом случае должна выглядеть так: «Менеджер проектов».

Пример запроса без четкого указания темы

В этом случае у нас есть несколько вариантов для темы письма: «Менеджер проектов», «Вакансия менеджера проектов», «Резюме менеджера проектов», «Резюме на вакансию менеджера проектов».

Тема должна быть компактной, не более пяти слов, потому что если она будет длиннее, конец фразы спрячется интерфейсом почты. А все, что скрылось из глаз человека, не существует. Посмотрите, насколько лучше видны в почтовом ящике письма с короткой четкой темой.