С марта 2020 года из-за ограничений, связанных с пандемией коронавируса, онлайн-мероприятия стали для многих учреждений культуры единственным способом провести запланированные мероприятия и организовать новые.
В этом пособии вы найдете рекомендации, которые помогут подготовить, организовать и провести онлайн-семинар, конференцию или серию профессиональных встреч.
Составители пособия сосредоточились на содержательной и организационной частях онлайн-мероприятий, поэтому в пособии нет подробных технических инструкций. В разделе «Технические возможности» есть список платформ с краткими характеристиками и перечень минимально необходимого оборудования.
Благодарим Евгению Киселеву, руководителя отдела междисциплинарных проектов ГМИИ им. А. С. Пушкина, Дарью Чудную, руководителя отдела PR и маркетинга московского Музея космонавтики, и Ольгу Филимонову, заведующую отделом внемузейных проектов московского Музея космонавтики, за помощь в подготовке этого руководства и профессиональные советы.
Мы благодарим издательский сервис Ridero за информационную и организационную поддержку издания, а коллег – за помощь в подготовке этого пособия, полезные советы и бережную критику.
С чего начинается подготовка онлайн-мероприятия?
Банально, но с идеи.
Яркое профессиональное событие иногда может вырасти из идеи, которая на первый взгляд кажется несерьезной. Как конференция про «Философию зайца»1.
Важно хорошо представлять целевую аудиторию мероприятия и замысел. Это поможет в продвижении мероприятия, поиске информационных партнеров и спонсоров, выборе тем и спикеров. Во время обсуждения возможных вариантов полезными могут оказаться вопросы:
– К кому вы обращаетесь (кто слушатели и участники вашего мероприятия)?
– Что вы хотите сказать?
– Какого результата хотите добиться?
Например, ваш музей готовит двухдневный онлайн-семинар для специалистов отделов общественных связей, рекламы и маркетинга. Вы обращаетесь к коллегам, специалистам, потенциальным партнерам для того, чтобы: а) представить результаты успешных проектов; б) рассказать о пошаговой подготовке стратегии продвижения проектов; в) показать возможные варианты сотрудничества культуры и бизнеса и т. п.
Бюджет подготовки и проведения мероприятия нужно планировать заранее и быть готовыми к оптимизации и/или корректировке. Если вы знаете, что расходы на организацию не предусмотрены, то критически оцените внутренние ресурсы (количество людей в команде организаторов, штатный дизайнер, smm-специалист, технические специалисты) и технические возможности музея.
Точно сформулированная идея и представление об аудитории дает возможность составить список потенциальных партнеров и спонсоров мероприятия, подготовить для них презентацию, если это необходимо, представить идею и обосновать целесообразность сотрудничества. Юридическое оформление официального партнерства может занять некоторое время, поэтому важно продумать сотрудничество заранее.
До того, как начать подготовку своего мероприятия, просмотрите, пожалуйста, календарь профессиональных мероприятий в своей области2. Проверьте, не совпадают ли темы, предполагаемые даты и состав участников.
Представим, что вы точно знаете, о чем ваше мероприятие, для кого и почему оно важно. Теперь можно переходить к следующему шагу – составлению предварительного списка приглашенных экспертов.
Есть два способа: открытый прием заявок на участие (open call) или приглашение спикеров и экспертов от имени музея.
Для открытого приема заявок вам понадобится продуманная форма сбора информации об эксперте, в которой помимо контактов, могут быть вопросы о профессиональном опыте, участии в других мероприятиях, подробное описание условий участия и рекомендации по оформлению тезисов, презентации и дополнительных материалов.
Критерии отбора заявок нужно заранее обсудить с членами оргкомитета мероприятия. Важно договориться о том, кто принимает окончательное решение о подтверждении или отклонении заявки, подготовить шаблоны писем спикерам, которые прислали заявки.
Если вы приглашаете спикеров от имени музея, то полезным будет сначала составить список всех возможных экспертов. Организаторы подходят к составлению такого списка по-разному. Кто-то приглашает только известных в профессиональном сообществе экспертов, кто-то ищет новые имена и зовет экспертов из смежных областей. Можно объединить два подхода и вместе с коллегами составить большой список разных специалистов, которые могли бы выступить на нужную тему. Это поможет придумать небанальную программу, представить профессиональному сообществу и слушателям новые имена.
Документ с таким списком можно оформить как таблицу, в которой есть краткая информация о каждом эксперте, ссылки на его проекты, социальные сети, записи выступлений, адрес электронной почты, телефон, пометка о предпочтительном способе связи. Такая таблица может оказаться полезной в случае форс-мажора: вы сэкономите время на поиске нужного специалиста, если тот, с кем вы уже договорились, не сможет выступить.
А еще…
У оргкомитета должно быть четкое представление о форме будущих выступлений: отчеты о проделанной работе, разборы практических примеров, мастер-классы, ответы на вопросы слушателей, дискуссия, диалог профессионалов с противоположными точками зрения? Нужны ли презентации? Если да, то какие?
Чем лучше вы представляете желаемое содержание выступлений, тем легче будет обсуждать участие с приглашенными специалистами. Количество спикеров и модераторов на вашем мероприятии зависит от выбранного формата.
Каким может быть формат онлайн-мероприятия?
Любым. Главное, чтобы он соответствовал вашим целям, задачам и возможностям.
Например:
– Серия однодневных онлайн-семинаров (как, например, «АДИТ ДОМА – 2020»).
– Несколько дней онлайн-работы: одна-две часовых сессии в течение дня (III Семинар «Музейный пиар»).
– Инклюзивный онлайн-фестиваль («В присутствии всех», IV Международный инклюзивный фестиваль в ГМИИ им. А. С. Пушкина).
– Двухдневная конференция («Актуальные направления деятельности музеев» в Государственном историческом музее).
– 14-часовой марафон прямых эфиров в рамках музейного телевидения (московский Музей космонавтики).
О чем нужно подумать заранее, чтобы было легче выбрать подходящий формат онлайн-мероприятия?
– Продолжительность мероприятия и перерывов. Участникам важно отдыхать, а техническим специалистам – успевать настраивать и проверять трансляцию.
– Время начала выступлений. Это важно, если вы хотите, чтобы к мероприятию присоединились коллеги из разных часовых поясов. Расписание выступлений спикеров тоже можно составлять, опираясь на информацию об их часовых поясах, и предлагать удобные временные промежутки.
