Время работать и время отдыхать
Страшитесь дедлайнов? Мечтаете никуда не опаздывать? Пренебрегаете отдыхом в пользу работы, но чувствуете, что это неправильно? На эти вопросы ответит утвердительно абсолютное большинство. Время – это все, что у нас есть, и почти никто не умеет распоряжаться им грамотно. Между тем техники управления временем просты и доступны каждому, а главное – за ними стоит целая философия, которая принципиально изменит вашу жизнь к лучшему. Главный специалист в России по тайм-менеджменту знает, как это сделать.
Отдых
Время жизни делится на работу и отдых, и разговор об управлении временем нужно начать с отдыха по двум причинам:
▶ уметь отдыхать – принципиально важно, так мы восполняем силы и достигаем душевного равновесия;
▶ большинство из нас отдыхать не умеют.
Типичная картина: вам предстоит сделать квартальный отчет, это несколько часов кропотливой работы, вы беретесь за дело, спустя
20 минут отвлекаетесь на случайный разговор с коллегой, еще через час – машинальная чашка кофе, через некоторое время не выдержали – нырнули в соцсети. Прошел день, вы вроде бы делали перерывы, но отдохнувшим себя совсем не чувствовали. Почему же? Не соблюдены два важных правила отдыха:
1) отдых должен быть ритмичным, встроенным в ваш режим: поработали час – позволили себе пятиминутный перерыв, поработали полтора часа – отдыхаете 10 минут (длительность работы от одного до полутора часов наиболее комфортна – вспомните занятия в школе и вузе).
2) отдых – это смена деятельности, чем сильнее она отличается от работы, тем лучше отдых. Отвлеклись от отчета на соцсети, но сидите перед тем же компьютером в той же позе? Организм не отдыхает. Вышли из офиса на улицу, полюбовались на природу или же, оставаясь в офисе, сделали пару простых упражнений, размяв суставы? Отдых на пятерку!
Самый эффективный способ отдохнуть – сон. Засыпайте без гаджетов (отложив их за пару часов до отхода ко сну), просыпайтесь без будильника (для этого потратьте несколько дней на то, чтобы выяснить оптимальный для вас режим сна). Трудно просыпаться без будильника? Сделайте его вторжение в вашу жизнь более щадящим: пусть он постепенно будит разными мелодиями, от приятных и спокойных за полчаса до пробуждения до бодрой и настойчивой в тот момент, когда нужно вставать.
Если вы склонны вздремнуть днем, не пренебрегайте этой возможностью. 10–15 минут сна бодрят куда лучше кофе.
Иногда мы грезим и с открытыми глазами. Между тем в суперпродуктивном обществе XXI века отдых часто дискредитируется, выдаваясь за лень. Не присоединяйтесь к критикам, цените ничегонеделание, позвольте себе немного повитать в облаках. Но отдавайтесь этому занятию всей душой: в такие минуты голова не должна быть забита проблемами. Превратите лень в медитацию!
Работа
Самая необходимая вещь для рабочего тайм-менеджмента – план. Все дела хранятся в одном месте и обязательно в письменном виде. Не доверяйте памяти, освободите ее для более насущных занятий. Пользуетесь ли вы при этом Outlook или бумажным ежедневником – не так принципиально. Отводите планированию дня специальное время:
▶ накануне вечером, если ваша работа довольно предсказуема, а распорядок дня стабилен;
▶ с утра, если ваша работа менее предсказуема и требует многих уточнений по ходу дела.
Ежедневник включает три типа задач:
1) жесткие – они привязаны к конкретному времени («встреча с партнером в 13.45»);
Чем более конкретны сроки встречи, тем важнее точно высчитывать время на дорогу, длительность встречи, иметь об этом максимально полную информацию (схему проезда, контакты с партнерами) – так вы не потеряете лишние минуты.
2) гибкие – к конкретному времени они не привязаны, но тем важнее формулировать их как можно более предметно: не «встретиться с Ивановым», но «дожать Иванова с решением по объекту N»;
Выделите среди гибких задач две–три приоритетные, выполните их в первую очередь между жесткими делами.
3) бюджетируемые – крупные трудоемкие задачи, не привязанные к конкретному времени, но требующие больших временных затрат («подготовить доклад – 1,5 часа»). Насколько больших? Вносите в этот разряд задачи, на выполнение которых нужно больше 45 минут, и отведите для них время в ежедневнике.
Сначала «бюджетировать» время будет непросто – это, однако, научит смотреть на список ежедневных дел более предметно. Поможет конкретика: если вам нужно подготовить документацию по 20 объектам за 10 дней и на каждый объект уходит около часа, то в день вам нужно уделять этой работе по два часа. Вместо абстрактного «подготовить документацию по объектам» появляется конкретная задача – «два часа в день на документацию по объектам к 8 сентября».
Это мотивирует куда лучше и позволяет не упускать сроки. Из таких расчетов складывается «бюджет часов в неделю» – и вот вы уже представляете, к какому дню/месяцу будет выполнена любая задача, если тратить на нее определенное количество времени.
Между отдыхом и работой: коварство несрочных дел
Несрочные дела есть везде – и на работе, и дома. Обуздать их помогут два принципа.
1. Кайросы. Древние греки называли так благоприятное стечение обстоятельств. А нам это знание пригодится в управлении делами, которые трудно запланировать на определенное время, но нетрудно привязать к конкретному месту. «Буду проезжать мимо банка, зайду продлить договор», «если позвонит Петров, обсужу с ним детали проекта» – такова логика кайросов. Им может найтись место и в ежедневнике: группируйте кайросы по удобному вам принципу (программы типа Outlook позволяют включить одну задачу в разные категории), просмотр нужных разделов в подходящий момент вскоре войдет в привычку.
2. Метод «День – Неделя». Создайте в вашей системе планирования три раздела: «День» (задачи на сегодня), «Неделя» (выполнение этих задач предполагается в ближайшее время), «Год» (долгосрочные задачи). Планируя рабочий день, просматривайте раздел «Неделя» и все, созревшее для выполнения, переносите в раздел «День». Планируя рабочую неделю, просмотрите раздел «Год» – все актуальное переносите в раздел «Неделя».
