Думайте на бумаге. Каждая минута, затраченная на планирование, экономит десять минут при осуществлении плана.
Брайан Трейси
Все на свете невозможно распланировать. Однако знание основ планирования очень помогает правильно распределить драгоценное время и выкроить часы для своего любимого занятия.
Я решила написать эту книгу потому, что прекрасно знаю, как сложно быть матерью и одновременно работать. Неважно, где вы работаете: в офисе, дома как фрилансер или являетесь полноценной домохозяйкой. В любом случае книга принесет вам пользу.
Непросто быть работающей матерью. Где найти время для себя и для семьи? На помощь в решении этого жизненно важного вопроса приходят инструменты планирования.
В книге я кратко и доступно излагаю основные принципы планирования, которые легко применить на практике. После прочтения у вас в голове появятся нужные инструменты для управления своим временем.
Не думайте, что планирование необходимо только для каких-то менеджеров или руководителей кампаний. Некоторые фишки можно и нужно применять дома.
Для начала вспомним, что такое планирование. Это процесс оптимального распределения ресурсов (времени, денег, энергии) для достижения поставленной цели. В свою очередь, планирование начинается с постановки цели, а также выделения нужных шагов для ее реализации.
Планирование сейчас является неотъемлемой частью тайм-менеджмента и активно применяется крупными кампаниями.
Планирование состоит из шести этапов в деловой сфере:
1. Этап постановки цели.
2. Этап составления плана по достижению цели.
3. Этап вариативного проектирования.
4. Этап выявления требуемых ресурсов, а также их источников.
5. Этап определения исполнительных лиц и брифинг.
6. Этап фиксации результатов планирования (план, проект, документ, отчет).
Наверное, вам эти этапы кажутся сложными. Ведь мы говорим планирование как об инструменте для работающей матери. Но у всего есть основа.
Этапы планирования в деловой сфере мы должны адаптировать под себя. Ведь их создали профессионалы своего дела. Так, что не грех воспользоваться наработками серьезных людей.
Итак, на основе этого выделяем этапы планирования работающей матери:
1. Этап постановки цели. В любом случае нам нужно ставить себе цели. Например, я хочу освободить воскресенье от работы и провести время вместе с семьей.
2. Этап постановки задач для достижения поставленной цели. Это важный момент. Здесь мы должны распределить свои дела на всю неделю так, чтобы воскресенье было свободным от работы, от хлопот. Удобно, когда имеешь блокнот или ежедневник, где записываешь насущные дела. Записи можно делать в виде таблицы 1.
В таблице 1 показано простое распределение задач. Нельзя забывать, что могут появится непредвиденные обстоятельства (ребенок заболеет, собаку нужно отвезти к ветеринару, прием гостей и прочее). Поэтому, когда планируете, учитывайте это и оставляйте время на случай непредвиденных ситуаций. Здесь вам нужно знать виды планирования. Но об этом поговорим чуть позже. Сейчас закончим с этапами.
3. Этап вариативного проектирования. Простыми словами – это когда у вас есть запасной план. Например, у меня не получится никак сделать все воскресенье свободным. Но у меня вполне может получится сделать свободным послеобеденное время. Тут я чуть изменила свою поставленную цель.
Но если вы не хотите менять цель, тогда можно изменить задачи. Например, не срочные дела можно отложить на следующую неделю.
4. Этап выявления требуемых ресурсов, а также их источников. Этот этап важен, если ваша цель связана с финансами. Например, вы хотите поехать летом на море. Для этого вам нужно отложить определенную сумму. Значит, вам нужно экономить или найти дополнительный доход.
5. Этап определения исполнительных лиц и брифинг. Простыми словами – это делегирование задач. Домашние обязанности можно распределить между домочадцами. Некоторые матери составляют график дежурств: кто когда моет посуду, убирается или стирает. Подумайте над этим. Делегирование здорово помогает разгрузить работающую мать.
6. Этап фиксации результатов планирования (план, проект, документ, отчет). Достигли ли вы поставленной цели? В чем были сложности? Если нет, то почему не получилось достичь? Время от времени нужно делать краткий анализ своего планирования, хотя бы про себя. Это помогает понять, как повысить свою эффективность или на чем можно выиграть время.
Помимо этапов планирования хорошо бы знать виды. Наверняка, многие слышали об этом. В деловой сфере видов планирования много: по обязательности, по срокам достижения целей, по содержанию, по степени охвата, по объектам, по глубине, по координации планов во времени, по учету изменения данных, по очередности и так далее. Но нам все знать необязательно.
Достаточно, если мы будем уметь распределять задачи по простым критериям: обязательные – необязательные; важные – не важные; срочные – не срочные; жесткие – гибкие; большие – маленькие; приятные – неприятные.
Обязательные – необязательные – это задачи, которые входят или не входят в наши обязанности. Бывает так, что работодатели злоупотребляют доверием сотрудника и дают задания, которые и вовсе не входят в его обязанности. Умейте говорить «нет». Читайте внимательно свой трудовой договор. Там все написано, что входит в ваши обязанности.
Важные – не важные – это связано с вашими приоритетами. Почему вы ставите одну задачу в приоритет, а другую – нет? У всех нас ценности отличаются. Кто-то интересуется карьерой, для кого-то семья на первом месте, а третьему – важно самообразование или увлечение. Вы должны решить для себя, что для вас важнее.
Срочные – несрочные – распределение задач по времени. Срочные – это те, которые нужно выполнить в ближайшее время, несрочные – те, которые можно отложить.
