Система учёта как ботинки. Если вы наденете слишком тесную обувь, то натрёте ноги и не сможете идти. Если обувь будет свободной, то может быть, и получится обойтись без мозолей, но полноценно двигаться вы всё равно не сможете.
От подбора системы учёта зависит очень многое. Если вы решите внедрить систему, которая пока ещё не по размеру вашему бизнесу, то потеряете так необходимую пластичность на первых этапах становления, свяжете в тугой узел и без того недостающие кадровые ресурсы и в итоге сильно замедлитесь или вовсе разоритесь. Если же ваша система учёта будет недостаточно информативна, не позволит выстроить должный уровень контроля, то ошибки и потери лишат вас прибыли, а развитие бизнеса остановится.
Проще говоря, учёт важен. Просчёты в выборе системы учёта дороги, а нередко фатальны.
Но мы с вами будем говорить не о теории учёта, а о наиболее прикладной практике, об одном из наиболее эффективных инструментов построения систем учёта – о Microsoft Excel. Это программа, без которой не может обойтись ни малый бизнес, ни крупные холдинги. Обусловлено это просто ужасающей ее пластичностью.
При помощи Microsoft Excel можно собрать практически любую систему учёта. Эта может быть складской учёт, учёт финансов, учёт выполнения заданий и система управления отношениями с клиентами. Инструментарий Excel позволяет всё это – причём без прибегания к помощи штата программистов и за небольшие деньги. Естественно, есть и ограничения. В основном они касаются объёмов данных, с которыми способен справится Excel. Это приводит к тому, что таблицы нужно специализировать. При всех широких возможностях Excel не обеспечивает высокий уровень автоматизации, данные зачастую нужно вводить в руки, учитывать и анализировать можно ограниченное количество параметров.
При этом именно Excel удобно использовать для проработки модели учёта. Грубо говоря, используя эту программу, можно детально продумать систему учёта и, хотя и ограниченно, попробовать её на практике. Если же воспользоваться всеми возможностями Excel, то его можно превратить в полноценную программу, с достаточно дружественным интерфейсом (с привычными нам кнопками и меню)программный продукт.
Есть ещё один очень заманчивый момент, который помогает мне сэкономить для моих клиентов просто баснословные деньги. Начну издалека и на более приземлённом примере.
Мы с вами решили построить дом. У нас всегда есть два варианта. Первый – имея общие представления о доме своей мечты и ограниченные ресурсы, мы просто начинаем строить, опираясь на простой эскиз. Не тратим время на поиск архитектора, проектировщиков. Причём нужно найти не одного проектировщика, а несколько. Один спроектирует здание, другой водоснабжение, третий электрику, четвёртый систему вентиляции. Зачем все эти сложности.
Это правда, можно и так. Многие так и делают. Но, большая часть об этом жалеют, хотя готовы сознаться в этом единицы – просто как-то стрёмно, признавать (и признаваться себе) в столь банальной ошибке.
Если же вам повезёт с откровенным собеседником, то он обязательно расскажет о том, как стоимость стройки росла как грибы после дождя, как ему пришлось мириться с неудобствами из-за непродуманного проекта, как он теперь вынужден тратить больше денег на отопление, а в одной из комнат, которую он хотел сделать детской, лучше хранить мясо зимой, потому что каждую зиму там морозильник, а каждое лето парилка.
Другой вариант – это проектирование. Тут нужно набраться терпения, потратить дополнительные силы. Но в итоге вы получите именно то, что хотели именно за те деньги, которые заложены в проект. Но естественно, для этого вам понадобится обратиться к профессиональному проектировщику.
Excel – это средство проектирования. Создав в нём систему учёта, вы получаете действующую модель, которую можно перенести в более сложную систему. Вы можете чётко проконтролировать результат – ведь он уже у вас есть. Ни один программист уже не сможет рассказать вам о том, что это невозможно или требуется добавить очень важный и дорогой элемент. Просто у вас уже есть действующая, без лишних наворотов система. Из опыта её эксплуатации вы чётко знаете, чего вам не хватает. Проще говоря, Excel – это хорошая прививка от развода со стороны программистов и продавцов софта.
Мы с вами будем оперировать простыми, общедоступными инструментами Excel. Не будем заныривать в программирование, ограничимся применением стандартных формул. Даже этого достаточно для того чтобы решить большую часть задач учёта в контексте малого и многие задачи в контексте среднего бизнеса.
Обратите внимание, что в крупных компаниях Excel применяется для анализа информации, формирования отчётов и управления небольшими, специализированными участками деятельности. Инструмент, созданный в Excel, всегда можно подправить под изменившиеся условия. Если же мы с вами имеем дело с 1С или ещё с более сложными системами, то такое уже требует больших усилий, более системного подхода к изменениям. В итоге будет стоить значительно дороже, а изменения займут намного больше времени.
Мы разберём с вами ряд решений, которые я уже более 10-ти лет продаю своим клиентам и помогаю внедрить. Другими словами, это проверенные временем прикладные таблицы, помогающие многим предпринимателям поддерживать должный уровень учёта в области склада, финансов, отношений с клиентами.
Меня неоднократно просили перевести видео версии обучающих роликов в текст, но окончательно к этому меня подтолкнула текущая ситуация. Как говорится, нет худа без добра. Я продолжу придерживаться открытой тактики. Любой читатель может обратиться ко мне за советом и дополнительными разъяснениями. Это можно сделать через мой блог https://vk.com/konsalt.permiakov. Кстати, если вы хотите заказать у меня обучение или готовый файл, то это тоже можно сделать через блог, просто напишите мне.
