Дорогие читатели! Перед вами третья, заключительная книга «Курса управления ассортиментом в рознице»; в ней подробно рассматриваются закупочная деятельность и ежедневная работа менеджера по закупкам.
В отличие от первой книги «Курса», в которой речь шла о стратегии и тактике управления ассортиментом, в этой книге речь пойдет только о тактике: что и как нужно делать, чтобы компания имела на своих складах и в торговых залах оптимальное количество правильно закупленного товара.
Именно закупки являются для компании источником поступления товара, именно от четкой работы менеджеров по закупкам (или закупщиков) во многом зависят величина прибыли и успешность магазина. Поэтому работа отдела должна быть организована так, чтобы приносить прибыль, т. е. сотрудники должны уметь правильно и выгодно закупать товар. Уместно будет привести здесь определение закупочной деятельности, которое максимально полно отражает суть эффективной работы менеджера по закупкам:
Закупка – это получение товаров нужного качества в нужном количестве из нужного источника по нужной цене, доставляемых в нужное место в нужные сроки.
Это означает, что закупать нужно не только по хорошим ценам, но еще и нужные товары, да еще и возить их следует быстро, без потерь и организовать доставку товара вовремя. И это все – зона ответственности менеджера по закупкам.
Еще один важный момент. В этой книге мы рассматриваем функции управления и контроля закупок, логистики и управления поставщиками, существующие в компании вне зависимости от ее организационной структуры. Конечно, мы уделим внимание должности менеджера по закупкам с точки зрения организационной структуры компании. Но не важно, как называется должность сотрудника, отвечающего за закупки у вас в магазине. Закупки как процесс и как функция были, есть и будут. Поэтому в книге речь пойдет не о должности закупщика, а о бизнес-процессе закупки товара.
Аудит управления закупками: а что у вас?
Начнем с небольшого теста. Отвечая на во просы, выберите один ответ из предложенных вариантов, затем просуммируйте результаты.
1. Отдел закупок в вашей компании считается прибылеобразующим или затратным?
✓ Прибылеобразующим – 2.
✓ Затратным – 1.
✓ У нас про отдел закупок говорят: «Им только денег дай, все потратят» – 1.
✓ Мы как-то об этом не задумывались – 0.
2. Насколько сложна ежедневная работа менеджера по закупкам?
✓ Проблемы бывают, их можно предусмотреть заранее, решаем по мере поступления. Люди работают спокойно, без нервотрепки, иногда задерживаются, если того требует производственная необходимость – 2.
✓ Проблемы бывают часто, большинство из них незапланированные. Сотрудники вынуждены часто задерживаться на работе – 1.
✓ Наша служба и опасна и трудна… Проблем несчетное количество, многие из них не решаются по не зависящим от нас причинам. Текучка в отделе огромная. На прошлой неделе уволился лучший сотрудник – 0.
✓ Не вижу никаких проблем, никто не жалуется, работа простая: заказывай себе товар да заказывай – 0.
3. Существуют ли в компании положение об ассортиментной политике, ассортиментная матрица и иные документы, регламентирующие процесс управления ассортиментом?
✓ Да, конечно, мы все время работаем с этими документами – 2.
✓ Частично, все в стадии оформления. Наш отдел принимает непосредственное участие в их разработке – 1.
✓ Да, но только формально, никто эти документы не использует в своей работе – 1.
✓ Нет, и не нужно заниматься бюрократией – 0.
4. Как организован бизнес-процесс закупки, регламентирован ли он?
✓ Все прописано в положении об отделе закупок, в должностной инструкции закупщика, самые важные составляющие бизнес-процесса закупки также есть в письменном виде – 2.
✓ У закупщиков есть должностные инструкции, а как и у кого закупать, их учит начальник на словах – 1.
✓ У нас очень опытные сотрудники, и каждый сам знает, что ему делать на рабочем месте, без документов и регламентов – 1.
✓ Менеджеры закупают как придется, никто их не контролирует – 0.
5. Как организовано взаимодействие отдела закупок с другими отделами?
✓ Отделы обмениваются информацией, идет ежемесячное и недельное согласование планов продаж и поставок, связи между отделами налажены, важные вопросы решаются совместно – 2.
✓ Никак не можем наладить связь и согласовать некоторые процессы, но мы понимаем важность согласованных действий и стремимся к этому – 1.
✓ Если другой отдел запрашивает информацию, то мы ее предоставляем – 1.
✓ Взаимодействия никакого нет, каждый отдел действует по принципу «никто мне не указ» – 0.
6. Каков уровень образования и стаж работы персонала отдела закупок?
✓ Есть опытные менеджеры со стажем, готовые обучать молодых закупщиков, есть система аттестации и подготовки специалистов – 2.
✓ Люди работают разные, в основном опыта недостаточно, но периодически проводятся обучающие семинары и тренинги – 1.
✓ Люди работают недавно, все с разным опытом или вовсе без него – 0.
✓ А зачем учиться? Наши менеджеры и так все знают – 0.
7. Как построена система мотивации персонала?
✓ Оклад + премия, учитывающая несколько важных показателей (прибыль, оборот, оборачиваемость, процент неликвидов и т. п.) – 2.
✓ Оклад + только процент от оборота или только процент от прибыли – 1.
✓ Система мотивации меняется каждые два месяца, никак не можем понять, за что получаем деньги – 0.
✓ Только оклад – 0.
8. Есть ли неписаные законы и правила для закупщиков, касающиеся этики и культуры общения с поставщиками, с другими отделами компании?
✓ Да, и это важно. Мы четко знаем, как нужно себя вести в той или иной ситуации, что в компании поощряется, что осуждается. Мы сами выработали для себя эти правила и четко следуем им – 2.
✓ Правил нет, но мы все понимаем важность единых понятий и ценностей. Этика в нашей работе очень важна, поэтому мы готовы собраться и выработать такие правила – 1.
✓ Какие-то правила декларируются, но не все с ними согласны, или не все о них знают – 0.
✓ Кому нужны эти правила? Главное – действовать быстро и с максимальной выгодой для себя – 0.
9. Какие установки даны менеджерам в части общения с поставщиками?
✓ С поставщиками нужно сотрудничать, добиваясь максимально выгодных условий для обеих сторон. Иногда можно в чем-то уступить, если понимаем, что работаем на перспективу – 2.
✓ С поставщиками нужно дружить. Главное – сохранить хорошие отношения между нашими компаниями, чтобы им с нами было приятно работать – 1.
✓ Поставщиков нужно давить, добиваться от них все бо́льших и бо́льших скидок. Как говорится, побеждает сильнейший – 1.
✓ Установок никаких нет, каждый вырабатывает свой стиль общения – 0.
10. Сколько времени уходит на встречи и переговоры с поставщиками?
