Жизнь в социуме представляет собой непрерывный процесс управления – по сути, способ влияния и направленного воздействия с целью изменения параметров определенного объекта. Объектом управления являемся мы сами, машины и механизмы, природные явления и процессы, а также созданные человеком плоды общественной, социальной, финансовой и производственной деятельности.
Нас с детства учат управлять своими эмоциями и чувствами, чтобы соответствовать общественным нормам и соблюдать правила; интеллектуальными и умственными способностями, чтобы быть успешными и самодостаточными людьми в будущем.
Взрослая жизнь учит нас управлять другими людьми, природными, материальными и иными видами ресурсов.
Русский политик и философ Михаил Александрович Бакунин еще в XIX в. писал, что свобода одного человека заканчивается там, где начинается свобода другого. Именно так происходит взаимодействие при управлении – один человек направляет или руководит действиями другого.
В структуре современных организаций, производств, институтов складывается определенная система подчиненности персонала, возникает необходимость управления большими группами людей. В любой системе управления важно профессионально и грамотно выстроить взаимодействие и взаимное влияние согласно сложившейся иерархии.
Культура управления заключается в принятии определенных правил общения, от соблюдения которых зависит как эффективность работы на высокий результат, так и психологический климат в коллективе. Этому нужно учиться – знание правил и законов оперативного управления убережет вас от множества ошибок и сохранит силы, время и средства. В добрый путь!
Ключевая функция руководителя любого уровня состоит в управлении людьми, координировании их работы и распределении ответственности.
Результат выполнения отдельной задачи и работа организации в целом напрямую зависят от оперативного управления – умения руководителя выбрать оптимальный стиль работы, способ воздействия и постановки задачи подчиненному с учетом его мотивации через базовые потребности.
Управление ориентировано на получение результата и достижение определенного эффекта. Люди и отношения в процессе управления – это инструмент получения результата. Время, знания и финансы – это ресурсы для его достижения.
Стиль ведения бизнеса в одиночку, когда руководитель выполняет все задачи сам, является малоэффективным. Объем задач растет, увеличивается профессиональная и психологическая нагрузка на владельца или организатора бизнеса.
Справиться со всеми задачами одновременно невозможно, а значит, какие-то цели останутся временно или навсегда недостижимыми. Народная мудрость гласит: «Один в поле не воин». Это означает, что совместная деятельность эффективнее, чем работа в одиночку.
Перед руководителем любого уровня стоит множество простых и сложных задач. Есть задачи первостепенной важности, которые следует выполнять лично, а есть второстепенные, которые с легкостью можно передать исполнителям.
Пример. Руководителю отдела компании Ивану Ивановичу завтра нужно присутствовать на совете директоров. Также в этот день запланирована замена окон в его отделе. Заместитель Ивана Ивановича Нина давно жалуется, что сотрудницы часто болеют из-за сквозняков из старых окон.
Он лично занимался выбором подрядчика и обещал присутствовать при замене окон, чтобы все сделали качественно. Но отсутствовать на встрече с генеральным ему нельзя.
Иван Иванович решает ехать на совещание, а контроль за работой подрядчика поручает своему заместителю. Такая расстановка приоритетов оправдана с учетом первостепенной важности основной задачи.
Цель оперативного управления – организовать работу (свою и подчиненных) так, чтобы, выполняя наиболее важные задачи (дела класса А) самостоятельно, делегировать менее важные (дела класса В) подчиненным с целью получения максимального результата.
Дела класса А – это задачи, имеющие стратегическое значение, связанные с устранением глобальных рисков, достижением значимых для компании целей, максимально влияющие на количественные показатели производства или на выполнение планов.
Дела класса В – это задачи, имеющие второстепенное значение, их выполнение лишь косвенно влияет на эффективность общего процесса.
Зависимость между усилиями, приложенными к выполнению определенных задач, и результатом, полученным в итоге, выражает закон Парето (правило 80/20, принцип наименьших усилий).
Согласно закону Парето 80 % затраченных ресурсов или усилий дают 20 % результата, остальные 20 % усилий дают 80 % результата.
Если условно принять все задачи, стоящие перед руководителем, за 100 %, то 20 % задач дают 80 % эффективности, соответственно, 80 % задач малоэффективны и дают только 20 % результата.
Рассмотрим на примерах закон Парето.
Пример 1. Вы рассыпали в комнате монеты в сумме 100 копеек.
Все 100 копеек можно собрать за 100 секунд следующим образом:
80 копеек (дела А) – за 20 секунд, остальные 20 копеек (дела В) – за 80 секунд.
То есть на сбор 80 % монет вы потратите 20 % времени и усилий, остальное время вы будете собирать 20 % оставшихся монет, рассредоточенных по комнате и закатившихся под мебель.
Обратите внимание, что если собирать самому только 80 % монет (дела А), то
за 20 секунд вы соберете 80 монет, или 0,8 рубля, соответственно, за 200 секунд – 800 монет, или 8 рублей.
Остальные 20 % монет (дела В) можно поручить собрать подчиненным.
Таким образом, за 200 секунд можно собрать:
– 2 рубля, собирая все монеты (дела А и В) самостоятельно;
– 8 рублей, собирая только часть монет (дела А), затрачивая при этом 20 % усилий.
Пример 2. Начальник отдела продаж Наталья провела анализ работы с клиентами. Выяснилось, что 80 % удачных договоров приходится на 20 % клиентов компании, которые покупают продукцию постоянно.
Наталья дала распоряжение менеджерам планировать работу так, чтобы эти клиенты были всегда в курсе выпуска новых товаров, расширения ассортимента и акций компании.
Таким образом, целевая аудитория, приносящая основную прибыль, прогревалась для новых продаж.
Пример 3. Руководитель службы по делопроизводству Елена заметила, что основную часть работы по набору текста (80 % объема) специалисты делают с легкостью (20 % усилий) в начале рабочего дня. Оставшуюся часть текстового материала (20 % объема) печатают полдня, часто с ошибками (80 % усилий). Возможно, из-за утраты интереса к теме материала.
Для увеличения эффективности сотрудников и переключения внимания на новый материал Елена разделила работу подчиненных на два этапа – до обеда они работают со своими текстами, а после обеда – меняются текстами с коллегами.
