Делегирование – это передача своих задач, своих полномочий и своей ответственности сотруднику, который будет их выполнять и возьмет на себя всю ответственность за их исполнение или неисполнение.
Передать свою работу сотрудникам вовсе не означает делегирование. Делегировать же означает передать кому-либо контроль над тем, что является частью вашей работы.
ОТВЕТСТВЕННОСТЬ – это возникающее обязательство исполнить поставленные перед вами задачи.
ПОЛНОМОЧИЯ – это определенные права, позволяющие вам использовать ресурсы компании и управлять работой определенных сотрудников с целью решения тех или иных задач.
ЧТО И КОГДА ДЕЛЕГИРОВАТЬ
– Когда работу может выполнить кто-нибудь, кто зарабатывает меньше вас – или меньше, чем вы стремитесь получать;
– Когда для квалифицированного выполнения задачи у вас не хватает знаний, умений и опыта;
– Когда задание рутинное;
– Когда задание способствует профессиональному росту подчиненных.
ЗАДАЧИ, КОТОРЫЕ НЕЛЬЗЯ ДЕЛЕГИРОВАТЬ
– Разработка стратегий и постановка ключевых целей;
– Планирование текущей работы;
– Выбор исполнителей для решения той или иной задачи;
– Контроль выполнения задачи, которую вы кому-то поручили;
– Мотивация сотрудников;
– Проведение оценки подчиненных;
– Определение степени вознаграждение своих сотрудников;
– Задачи, имеющие высокую степень риска;
– Задачи строго доверительного характера.
ЭТАПЫ ПРОЦЕДУРЫ ДЕЛЕГИРОВАНИЯ
Этап 1. Формулирование задач, которые необходимо решить и решение которых можно поручить своим сотрудникам.
Этап 2. Определение и выбор исполнителей – кого и почему нужно выбрать для решения той или иной задачи.
Этап 3. Встреча с сотрудником, постановка ему задачи, выделение необходимых ресурсов и обсуждение ответственности:
– поставьте задачу, максимально полно указав, из чего состоит задача, какие есть «узкие места», какими материалами и ресурсами может распоряжаться сотрудник, какие сроки решения задачи, каким образом можно определить, что задача успешно выполнена;
– попросите своего сотрудника кратко резюмировать поставленную перед ним задачу;
– обсудите планируемый порядок исполнения поставленной задачи;
– обсудите зоны ответственности;
– согласуйте даты и порядок промежуточного контроля;
– согласуйте дату контрольной встречи для обсуждения результатов выполнения задачи.
Этап 4. Выполнение задачи:
– осуществляйте промежуточный контроль, не забывайте про него;
– если это необходимо, то подтвердите необходимость «финишного» этапа при выполнении задачи.
Этап 5. Завершающая контрольная встреча и оценка выполненной работы:
– Обсудите, какие возникли проблемы и сложности?
– Что нового узнал сотрудник в ходе решения задачи и какие навыки он получил, которые можно использовать в будущем?
– Что еще можно сделать для дальнейшего развития навыков и компетенций сотрудника?
– Задачи, какого типа сотрудник хотел бы решать в будущем?
КЛЮЧЕВЫЕ МОМЕНТЫ ПРИ ПОРУЧЕНИЯХ
– Не позволяйте своим подчиненным «поручать» свою работу Вам;
– Не ставьте задач сотрудникам, не обеспечив соответствующих полномочий;
– Поручив решение задачи, не вмешивайтесь в ее выполнение (кроме согласованного поэтапного контроля);
– Дав поручение, не забывайте проверить выполненную работу;
– Не поручайте работу, не согласовав ее цели и/или ожидаемые результаты;
– Дав поручение, не позволяйте исполнителю возвращаться к вам с новыми проблемами вместо решения;
– Дав задание, не задерживайте сами принятие решений или передачу информации;
– Не давайте задание, не обсудив объем работ;
– Не тяните с похвалой;
– Не делайте работу сами, если вы ее кому-то поручили;
– Не путайте передачу полномочий со сложением полномочий.
Тесты на тему делегирования полномочий
Вопрос 1. Подготовка списка компаний-контрагентов
Вы руководитель отдела проектирования и у Вашей компании не хватает собственных ресурсов для реализации нового сложного и важного проекта. Ваш руководитель поручил Вам подготовить список возможных компаний – контрагентов для этого проекта. Ваши действия?
Вариант А. Я сам подготовлю нужный список и отправлю его руководителю.
Вариант B. Я поручу подготовку такого списка своему квалифицированному сотруднику и попрошу его самостоятельно отправить этот список руководству.
Вариант C. Я поручу подготовку такого списка своему квалифицированному сотруднику и попрошу его самостоятельно отправить этот список руководству с копией мне.
Вариант D. Я поручу подготовку такого списка своему квалифицированному сотруднику и попрошу его отправить список мне для проверки и корректировки. Затем я сам направлю его руководству.
Вопрос 2. Подготовка списка ПО
Вы руководитель отдела разработки программного обеспечения. Руководитель компании попросил Вас направить ему список используемого в Вашем отделе лицензионного ПО. Ваши действия?
Вариант А. Я сам подготовлю нужный список и отправлю его руководителю.
Вариант B. Я поручу подготовку такого списка своему квалифицированному сотруднику и попрошу его самостоятельно отправить этот список руководству.
Вариант C. Я поручу подготовку такого списка своему квалифицированному сотруднику и попрошу его самостоятельно отправить этот список руководству с копией мне.
Вариант D. Я поручу подготовку такого списка своему квалифицированному сотруднику и попрошу его отправить список мне для проверки и корректировки. Затем я сам направлю его руководству.
Вопрос 3. Подготовка тендерной документации
Вам поручили подготовить документацию, необходимую для небольшого тендера на разработку редкой и специфической проектной документации. Вы не так давно стали руководителем отдела и лично у вас еще нет опыта подготовки тендерной документации для подобного рода проектов. Сотрудники Вашего отдела загружены, тем не менее, у Вас в отделе есть прекрасный специалист, имеющий большой опыт подобной работы. Ваши действия?
Вариант А. Я потрачу дополнительное время на обучение и сам во всем разберусь и подготовлю тендерную документацию.
