Деятельность каждого предприятия связана с подготовкой большого количества различного вида документов. Только в одной службе персонала их огромное количество и насколько умело и грамотно они оформляются можно судить об эффективности работы данной службы. Приказы, акты, справки, заявления, договоры, все эти документы проходят через кадровую службу компании. Человеку непосвященному может показаться, что их поток хаотичен, неуправляем. Однако кадровые специалисты знают, что это не так. Внутри компании существует четкий порядок, по которому каждый документ имеет свое строго определенное место в системе организационного документооборота.
Внутренние документы предприятия, с которыми имеют дело сотрудники кадровых служб, можно четко разделить на следующие группы:
1. Локальные нормативные акты. Локальные нормативные акты определяют общие принципы работы предприятия, устанавливают режим труда и отдыха сотрудников, их должностные функции, систему оплаты труда и премирования, основные права и обязанности сторон трудового договора. Разрабатываются локальные нормативные акты в соответствии с действующим трудовым законодательством. Например, если локальный акт устанавливает для работников дисциплинарное наказание, которого нет в Трудовой Кодекс Российской Федерации (далее – ТК РФ), например, штраф или лишение права на отпуск, то такое наказание будет считаться незаконным. Обратившись в суд или в Гострудинспекцию, работники без труда могут оспорить не правовую норму внутреннего документа. Следует отметить, что локальные нормативные акты подразделяются на:
1) Документы обязательного характера, т. е. предусмотренные ТК РФ:
коллективный договор;
структура предприятия и штатное расписание (форма Т-3);
«Правила внутреннего трудового распорядка»;
«Положение о конфиденциальной информации (коммерческой тайне)»;
«Положение о защите персональных данных»;
должностные инструкции;
график предоставления отпусков (форма Т-7);положение об оплате труда;
2) Документы рекомендательного характера:
Положение о персонале;
Положение об аттестации (оценке) персонала;
Положение о структурном подразделении;
план работы кадровой службы;
прогноз потребности в кадрах.
3) Документы, необходимые для предприятия кадрового делопроизводства:
Инструкция по ведению кадрового делопроизводства;
Табель форм документов по работе с персоналом;
альбом форм документов по работе с персоналом;
регистрационные книги.
Регистрационные журналы (книги) ведутся на предприятии для учета кадровой документации, например, приказов по кадрам, трудовых книжек, личных дел. Правильный учет документа с присвоением определенного номера и с отметкой о дате регистрации придает ему юридическую силу.
Формы некоторых журналов и книг утверждаются официальными органами, другие же формы разрабатываются самой организацией. Например, форма книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69. А журнал учета приказов по личному составу или журнал учета прохождения медицинских осмотров не имеет рекомендуемой формы, поэтому разрабатывается на предприятии в сводной форме:
• Книга регистрации трудовых договоров;
• Книга ознакомления с правилами внутреннего трудового распорядка;
• Книга регистрации приказов;
• Книга регистрации протоколов;
• Книга регистрации актов;
• Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним;
• Книга регистрации личных дел;
• Трудовой договор;
• Договор о полной индивидуальной материальной ответственности;
• Договор о полной коллективной (бригадной) материальной ответственности;
• Внутренняя служебная переписка.
Внутренняя переписка на предприятии используется для документального оформления всех кадровых решений. Например, руководитель структурного подразделения, желая наказать подчиненного за прогул, требует от него объяснительную записку. А затем обращается к руководителю предприятия с докладной запиской, в которой просит привлечь виновного сотрудника к дисциплинарной ответственности. Если же речь идет о поощрении работника за трудовые заслуги, руководитель структурного подразделения направляет в адрес руководителя предприятия представление о поощрении работника. При помощи внутренней служебной переписки происходит также официальный обмен мнениями между должностными лицами предприятия, а также между должностными лицами и руководством предприятия:
письмо о переводе;
заявление;
докладная записка;
объяснительная записка;
протокол;
представление;
представление о переводе;
представление о поощрении;
представление об увольнении;
акты; распорядительные документы.
К этому виду внутренних документов относятся приказы и распоряжения руководителя, с помощью которых он осуществляет полномочия по управлению предприятием, предусмотренные уставом. Распоряжения первого должностного лица компании делятся на две самостоятельные группы.
К первой группе относятся: приказы по основной деятельности предприятия: по производственным вопросам, об утверждении штатного расписания, инструкции по кадровому делопроизводству, порядка проведения аттестации и т. д. Документы, входящие в первую группу, охватывают деятельность предприятия в целом, к работе кадровой службы они относятся только косвенно.
Ко второй: приказы по личному составу, например, приказы о приеме на работу, об увольнении, о переводе на другую должность, о предоставлении отпусков, о поощрениях и дисциплинарных взысканиях. Во вторую группу входят документы, непосредственно связанные с трудовой деятельностью сотрудников. Многие из этих документов ведутся по строго определенной форме, утвержденной Госкомстатом России:
1) Приказы по личному составу;
2) Унифицированные формы:
Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу (форма Т-1);
Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу (форма Т-1 а);
Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу (форма Т-5);
Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу (форма Т-5 а);
Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (форма Т-6);
Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам (форма Т-6 а);
Приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора с работником (форма Т-8);
